Правила работы с подотчетными деньгами от Юридического бюро «Константа»
Часто сотрудники компаний сдают подотчетные средства и отчитываются по ним уже по истечению срока востребования. Официально по закону на эту процедуру отведено три рабочих дня после окончания срока по выплате денежных средств или со дня выхода на работу. Далеко не каждый сотрудник знает, что задержка отчета на несколько месяцев может привести к начислению штрафов и пени по налогам и взносам, поскольку невозвращенные суммы могут быть признаны долгом физического лица.
Можно ли избежать «штрафных санкций», или если же «наказание» неизбежно, можно ли оспорить эти действия в судебных инстанциях и какие доводы в свою пользу могут защитить компанию от доначислений.
Выделяйте деньги не на «кого-то», а на «что-то»
Стоит запомнить, что ни выданные сотруднику на нужды организации деньги, ни приобретенные на них товары, в собственность работника не переходят. Компания вправе требовать возврата неиспользованных сумм.
Чтобы обезопасить себя работодатель должен указывать в приказах или служебных записках «на что» выделены средства сотруднику: на хозяйственные нужды, для закупки товаров и т. д. Назначение должно соответствовать должности работника. К примеру, директору больше подходит определение суммы «на представительские расходы».
Если со дня, когда работник должен был отчитаться по подотчетным суммам или вернуть их, прошло более трех лет, то срок исковой давности считается истекшим. Компания не вправе заставить физлицо вернуть такой долг даже через суд. До истечения этих нескольких лет подотчетные суммы — долг работника. В целях защиты компании, работодатель должен подписать с работниками, которым были выделены средства на нужды компании, акты сверок, соглашения о погашении долга в рассрочку или получить от них письмо с признанием долга. Такие действия прерывают срок исковой давности, и его отчет начинается заново. Однако, такие соглашения должны быть подписаны во время действия срока возврата подотчетных денег, иначе данные документы не будут иметь силу.
Налоговая проверка, как способ вернуть подотчетные деньги
Сотрудники налоговой службы, которые сейчас администрируют взносы и налог на доходы физических лиц, обязаны руководствоваться положениями Министерства труда России, где указано, что в случае если сотрудник компании задержал авансовый отчет или процедуру возврата финансовых средств более чем на месяц, то деньги становятся его доходом. А доход облагается страховыми взносами и НДФЛ.
Главное, что необходимо запомнить исходя из логики действий контролеров: «просроченные» подотчетные суммы – это долг работника перед компанией. Работодатель вправе удержать задолженность из зарплаты не позднее одного месяца с момента истекания срока предоставления авансового отчета. Если компания не удерживает деньги, эта сумма становится выплатой в пользу работника в рамках трудовых отношений и облагается страховыми взносами. Помимо доначисления взносов и НДФЛ компании грозят штрафы за их неуплату и за искажение сведений персонифицированного учета. НО…. Работодатель может произвести перерасчет взносов, если сотрудник позднее все же отчитается за подотчетные суммы.
Если долг за работником еще числится, то основной аргумент в защиту компании – возможность его взыскать. Но если компания уже приняла неподтвержденный авансовый отчет и списала задолженность работника, тогда ей стоит доказать реальность затрат: предъявить закупленные товары, результаты работ или услуг. А раз компания за них заплатила, то подотчетные суммы нельзя признать доходом физлиц. Акты сверок докажут погашение долга перед контрагентом, если компания оплатила его через подотчетное лицо.
Доначисление НДФЛ налоговики оправдывают, ссылаясь на решения Президиума Высшего арбитражного суда (ВАС) РФ. Например, в 2013 году Президиум ВАС РФ в один день принял два решения в пользу контролеров, а инспекторы на местах должны руководствоваться решениями в пользу контролеров.
Если налоговики все же предъявили претензии, то организации стоит попытаться вернуть деньги в ходе проверки. К примеру, если сумма подотчетных средств велика, заключить с работником письменное соглашение о возврате денежных средств частями в течение длительного времени. Сам факт такого соглашения и первые возвраты уже докажут отсутствие дохода. Нарушение срока подачи авансового отчета – не может стать основанием для доначисления НДФЛ и взносов.
Ошибки в оформление документов – проигранные судебные дела
Без соглашения с работником или письменной расписки трудно доказать, что спорный товар закупил именно «подотчетник», а не поставил контрагент по безналичному расчету. Поэтому по списанным без основания подотчетным суммам суды чаще всего соглашаются с контролерами и признают их доходом физлица.
В качестве примера расскажем о нескольких судебных дел, посвященных возврату подотчетных средств:
– Долг временем не красен. В одном из судебных дел компания выдала в подотчет своему директору несколько миллионов. Затем она списала их на основании авансового отчета без документов. При проверке контролеры доначислили страховые взносы и наложили штраф за нарушение персонифицированного учета. Компания в ответ представила в суд приказ, согласно которому на составление отчета или возврат денег у работника есть два года. Но поскольку этот документ был представлен лишь в апелляционную инстанцию, суд счел это попыткой уклониться от уплаты доначислений и поддержал проверяющих.
– Призрачный «подотчетник». В другом деле суд также признал правоту контролеров, поскольку в первичных документах, приложенных к авансовому отчету, не было контактной информации о лице, которое их подписало. В товарных чеках наименование товара было указано в общих фразах, не было даты составления документов, не были заполнены графы «количество», «цена товара», отсутствовала подпись продавца. Верховный суд РФ признал, что в этом случае подотчетные суммы можно считать доходом работника.
– А где миллионы?! Директор компании получил под отчет 4,7 млн рублей, а в подтверждении расходов представил договоры с физлицами. Но они при допросе сообщили, что организация не выделяла ему никаких финансовых средств, кроме зарплаты. При этом товары, указанные в договорах купли-продажи, отсутствуют как в списании, так и в остатках материалов. Суд поддержал доначисления.
В другом деле суд указал, что отсутствие в документе тех или иных реквизитов автоматически ставит под сомнение факт сделки. В итоге суд вынес решение, что подотчетные суммы образуют доход физлица.
Еще один пример – работники прикрепляли к авансовому отчету чеки организаций, у которых не было зарегистрированных касс. Вывод: подотчетные деньги контролеры включили в доход физлиц, а суд их поддержал.
Подотчетные деньги – не зарплата!
Порядок ведения кассовых операций запрещает выдавать деньги работникам под отчет, если они еще не отчитались по прежним суммам. Однако многие компании пренебрегают этим запретом. Регулярный характер выплат делает их похожими на зарплату. Особенно если суммы соответствуют уровню оплаты труда. Иногда компания выплачивает работнику пониженную зарплату, а разницу выдает в виде подотчетных средств. В этом случае фискалы могут сделать вывод о зарплатном характере выплат.
Оформляем подотчетный остаток как займ и получаем прибыль
Популярный способ избежать претензий со стороны работника и налоговой инспекции — оформить договор займа на остаток подотчетных сумм. На практике его применяют, если работник не способен в ближайшее время вернуть подотчетные деньги. Но стоит помнить, что заемные средства при любых обстоятельствах не могут быть признаны доходом физлица.
Если стороны переоформят подотчетный остаток в беспроцентный заем, то у физлица возникнет материальная выгода в виде экономии на процентах. Она облагается НДФЛ в конце каждого месяца. Подобный доход рассчитывается исходя из суммы займа и 2/3 ключевой ставки ЦБ.
Для каждой услуги свой подотчетный срок
Порядок ведения кассовых операций требует, чтобы работник отчитался по потраченным финансам в течение трех рабочих дней после истечения срока, на который выданы деньги. Устанавливает этот срок сама компания. Кроме того, организация вправе согласовать отдельный срок для каждой подотчетной суммы, указывая его в приказе или служебной записке. В этих документах могут быть прописаны разные сроки отчета для каждой из должностей или зафиксировать единый срок для всех. Также компания вправе установить разные сроки сдачи подотчетных средств для каждой из нужд.