На пороге налоговая проверка, а у Вас потеряны документы? Выход есть!

В настоящее время наш ритм жизни неминуемо ускоряется. Неудивительно, что мы начинаем не успевать, забывать, а порой и терять важную информацию. Подобная ситуация может коснуться и документов, которые периодически теряются в результате переездов, пожаров, и просто по халатности сотрудников. Как следствие – компания несет дополнительные расходы в виде штрафов и доначисленных налогов.

Соответственно, при налоговой проверке инспектор «не постесняется» спросить с Вас весь необходимый перечень документов, и если Вы сошлетесь на форс-мажор и откажетесь их предоставить, то безусловно потребуются доказательства, подтверждающие Вашу невиновность.

Приведем пример, когда компания, сославшись на пожар, отказалась предоставить счета-фактуры и акты, и их отсутствие обошлось в крупную сумму в размере 10 млн. руб.

Чтобы избежать подобной ситуации, мы предлагаем Вам использовать три доказательства, которые помогут сохранить не только деньги, но и нервы.

Доказательство 1. «Всему виной непредвиденные обстоятельства». 

Учредитель организации, о которой мы говорили выше, утверждал, что из базы данных на компьютере пропала информация за запрашиваемый налоговой службой период времени, но для высшей инстанции эта причина не оказалась весомой, поскольку компания не сообщила о пропаже бумаг в полицию.

Совет. Сразу после обнаружения пропажи обратитесь в полицию. Если же бумаги сгорели, запрашивайте справку о пожаре в МЧС. Документы из следственных органов и Министерства по чрезвычайным ситуациям – весомое доказательство в суде в пользу Вашей организации.

Запомните, что подобная справка должна содержать: точные сведения о потерпевшем, который утерял документы, наименования этих бумаг, и период пропажи.

Пример. Компания потеряла в суде 70 млн руб. из-за невнимательности. В справке МЧС о пожаре была грубейшая ошибка, которая не спасла компанию от доначислений налогов – в документе было написано, что в сгоревшем здании располагалась другая организация.

Доказательство 2: «Восстановить не удалось». Суды всегда неохотно, а порой и критично оценивают попытки восстановить счета-фактуры или другие ценные документы.

Совет. Назначьте ответственного человека, который запросит у контрагентов копии потерянных документов. Одним из доказательств попытки восстановить бумаги для вас станут: почтовые квитанции писем и отправленные контрагенту запросы, а также переписка с ним. Лучшее доказательство невиновности компании в утере документов – предоставить в высшие инстанции дубликаты уничтоженных бумаг. Скорее всего, с Вас снимут претензии.

Помните: копии счетов-фактур по факту будут заверены только тогда, когда руководитель контрагента, поставив свою подпись и дату заверения, печать и штамп – «Копия верна».

Пример. Собственник организации предоставил копии счетов-фактур в обоснование суммы НДС за поставленные товары. Налоговики отказались принимать копии, но суд встал на сторону бизнесмена.

Автоматизировать документооборот на любом предприятии достаточно просто. Докажите, что Ваша компания не несет ответственности за утрату документов. Главные аргументы, которые можно привести, используя эту модель своей защиты, – документы нельзя предоставить по нескольким объективным причинам, при этом показать, что организация предприняла все необходимые меры, чтобы утерянные документы были восстановлены.

Доказательство 3: «Утеряны документы, но найдены акты». 

Совет. Создайте внутренний совет из своего заместителя, главного бухгалтера и, например, начальника охраны. Корпоративный совет проведет ревизию, установит пропавшие документы и причины их исчезновения, где будет подробно описано, когда и вследствие каких обстоятельств были утрачены ценные бумаги. Дополнительный аргумент в защиту Вашей позиции – проведение описи пропавших бумаг.

Пример. Во время проверки одного реально существующего завода налоговая инспекция не досчиталась счетов-фактур на 3,5 млн руб. Но в суде было доказано, что ценные бумаги были утеряны при пожаре в здании. Был составлен акт и справка об утрате бумаг (с подписями генерального директора и главного бухгалтера) из-за пожара в здании, где хранятся первичные документы из бухгалтерии, было написано заявление в полицию и письмо в налоговую инспекцию.

Если бумаги пропали из электронной базы, пусть организация, которая устанавливала нужную компьютерную программу, восстановит ее. Чтобы доказать, что Ваша организация арендовала помещение, которое впоследствии сгорело, предоставьте платежи по аренде помещения, хозяйственным нуждам и т.д. Поручите Вашим сотрудникам составить подробный документ, который будет доказывать, что суммы из утраченных счетов-фактур соответствуют оборотам по счетам компании.

Мы искренне желаем, чтобы эти аргументы не были актуальны для Вашей компании, поэтому самый главный совет – обнаружив пропажу бумаг, сразу постарайтесь сделать все возможное для их восстановления!