Что ищут проверяющие в счетах-фактурах?

Проверка реквизитов в счетах-фактурах является неотъемлемой частью работы бухгалтера, отвечающего за участок «Поставщики». Если упустить ошибку, допущенную контрагентом, то можно лишиться вычета, поэтому нужна внимательность. Но всегда ли безупречный документ является залогом спокойствия налогоплательщика? Практика показывает, что не всегда. В своей статье главный специалист департамента бухгалтерского учета и налогообложения Юридического бюро «Константа» Татьяна Бабашева рассмотрит, что кажется подозрительным в счетах-фактурах и что проверяющие так тщательно выискивают в этих бланках.

Неувязка данных в счете-фактуре с другими документами

При проверке документов налоговые инспекторы сопоставляют сведения, указанные в счете-фактуре, с данными, содержащимися в ТН и ТТН. Особенное внимание уделяется датам. Если счет-фактуру выставили в течение 5 календарных дней со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), то нарушения нет (п. 3 ст. 168 НК РФ). По мнению Минфина России, не следует беспокоиться, если счет-фактуру выставили и после срока, установленного п. 3 ст. 168 НК РФ (Письмо Минфина России от 14.03.2019 № 03-07-11/16556). Но, если дата оформления счета-фактуры опережает день отгрузки, то в таком случае у налогоплательщика появляется риск упустить вычет, так как выставление счета-фактуры покупателю до отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг) не предусмотрено Налоговым кодексом РФ (Письмо Минфина России от 12.07.2019 № 03-07-09/51713).

Помимо проверки дат составления документов, перед оприходованием товаров (работ, услуг) необходимо также заглянуть в реестр, возможно, что вашего поставщика уже исключили из ЕГРЮЛ. Конечно, такое случается не часто, но все же этому стоит уделить время, если не хотите объяснять в суде причины, которые помешали вам проверить документы контрагента должным образом (Постановление АС Северо-Западного округа от 21.03.2019 № Ф07-2220/2019).

Если с поставщиком все в порядке и дата составления счета-фактуры не нарушает нормы Налогового кодекса РФ, то обратите внимание на адреса, указанные в счете-фактуре. Сведения должны быть достоверными, а сделка реальной. Отсутствие поставщика по адресу, заявленному в счете-фактуре, может стать причиной для судебных разбирательств (Постановление АС Западно-Сибирского округа от 29.01.2019 № Ф04-6422/2018).

Подпись неустановленного лица в счете-фактуре

Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом или доверенностью (п. 6 ст. 169 НК РФ). Налоговое законодательство и постановление Правительства РФ от 26.12. 2011 № 1137 не запрещают подписывать счет-фактуру одним лицом (как за руководителя, так и за главного бухгалтера). Главное, чтобы при этом была соответствующая доверенность (Письмо Минфина России от 24.07.2019 № 03-07-11/55067).

Если бухгалтер не может подтвердить, что счет-фактура подписан именно тем человеком, который уполномочен это делать, и, вдобавок к этому, проверяющие найдут иные признаки фиктивности операции, то рассчитывать на сохранение вычета будет нельзя. Его снимут (Постановление АС Поволжского округа от 25.07.2019 № Ф06-49291/2019).

Также важно знать, что новому руководителю опасно ставить подпись на старых документах, которые он не вправе подписывать. Если в старом счете-фактуре распишется новый руководитель, то документ признают недостоверным и, как результат, доначислят налоги (Постановление АС Уральского округа от 03.10.2018 № Ф09-5719/18). Дату вступления в должность легко найти в ЕГРЮЛ. Так что для проверяющих это дело займет несколько минут и не составит особого труда. Не нужно рисковать.

Сама по себе подпись неустановленного лица на первичных документах не может рассматриваться в качестве достаточного аргумента для признания уменьшения налогоплательщиком налоговой базы и (или) суммы, подлежащей уплате, неправомерными (п. 3 ст. 54.1 НК РФ). Проверяющие должны найти также другие признаки, свидетельствующие о нарушении Налогового кодекса РФ. Если в качестве обоснования доначислений выступает только чужая подпись при том, что сделка реальна, то такой спор выиграет налогоплательщик (Постановление АС Поволжского округа от 27.05.2019 № Ф09-46672/2019). А вот наличие факсимиле на счете-фактуре – это неоспоримый аргумент в пользу ИФНС. Использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, не предусмотрено Налоговым кодексом РФ (Письмо Минфина России от 10.04.2019 № 03-07-14/25364, Письмо Минфина России от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951, Письмо Минфина России от 27.08.2015 № 03-07-09/49478, Письмо Минфина России от 01.06.2010 № 03-07-09/33).

Подозрительное сходство в счетах-фактурах, полученных от разных контрагентов

Форма счета-фактуры, а также порядок его заполнения утверждены Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 (п. 8 ст. 169 НК РФ). Казалось бы, как сходство в счетах-фактурах может насторожить? Но практика доказывает, что это реально. Приведем в качестве примера такой случай: внимание сотрудников инспекции привлекло одинаковое форматирование текста в счетах-фактурах, идентичный порядок оформления записи об адресах, названиях и др. Они посчитали, что документы печатались по шаблону, просто корректировались названия поставщиков. Проверяющие доказали, что документооборот был фиктивный, а полученная выгода необоснованной. Суд пришел к выводу, что позиция ИФНС в споре верна (Постановление АС Центрального округа от 22.05.2018 № Ф10-1419/2018).

Рассмотрим другую ситуацию. Не исключено, что у проверяющих возникнут сомнения относительно сделок, где товар перепродается через цепочку контрагентов несколько раз в день. Опасения инспекторов не всегда напрасны. Суд встанет на сторону ИФНС, если будет доказано, что сделка носит нереальный характер, а документооборот формальный (Постановление АС Западно-Сибирского округа от 31.01.2019 № Ф04-6936/2018).

Зацепкой для инспекторов могут стать даже документы от одной даты и с одинаковыми номерами, если бланки были заполнены с помощью разных программ. В таком случае проверяющие могут прийти к выводу, что часть форм была распечатана позднее, ведь всем известно, что большинство систем учета позволяют полностью сформировать весь пакет необходимых документов на отгрузку. В курсе этого и сотрудники налогового органа. Есть случаи, когда такой аргумент стал существенным для принятия решения в пользу ИФНС (Постановление АС Уральского округа от 17.12.2018 № Ф09-8042/18). 

Путаница с новыми и старыми правилами учета

С 2019 года ставка НДС повысилась до 20%. Применяется она в отношении товаров (работ, услуг, имущественных прав), отгруженных (выполненных, оказанных), переданных, начиная с 1 января 2019 года (Письмо Минфина России от 21.06.2019 № 03-07-11/45430). Во избежание путаницы с переходом на новые правила ФНС России опубликовала разъяснения по этому вопросу (Письмо ФНС России от 23.10.2018 № СД-4-3/20667@).

По авансам и отгрузкам 2018 года следует использовать ставку 18%, даже если счет-фактуру оформили уже в 2019 году. Аналогичный подход применяется и в отношении корректировочных счетов-фактур. Если цену скорректировали или оформили возврат товара, отгруженного в 2018 году, то ставка НДС составит либо 18%, либо 18/118.

Много было сказано о переходе на новые правила также Минфином России (Письмо Минфина России от 02.08.2019 № 03-07-11/58375, Письмо Минфина России от 21.06.2019 № 03-07-11/45430, Письмо Минфина России от 04.02.2019 № 03-07-13/1/6294, Письмо Минфина России от 11.02.2019 № 03-07-11/8013, Письмо Минфина России от 14.02.2019 № 03-07-11/9352 и др.), но путаница с документами у налогоплательщиков все же возникла.