Почему ведение кадрового делопроизводства в кризис – это так важно?

Нередко предприниматели не уделяют достаточного внимания ведению кадрового учета. И совершают тем самым большую ошибку. 

Сразу отметим, что ведение кадрового учета является обязательным для административно – хозяйственной деятельности предприятия, не зависимо от его размера, сферы деятельности и организационно-правовой формы. Кадровую документацию в обязательном порядке должны вести как работодатели – юридические лица, так и индивидуальные предприниматели – независимо от того, сколько сотрудников у них работает – один или более.

Кадровый учет документирует трудовые отношения. Вся информация о наличии и перемещениях персонала – прием на работу, перевод на другую работу, предоставление отпуска, увольнение и проч. – собраны в этих документах.

К взаимной пользе и выгоде

При этом кадровый учет – не пустая формальность – его ведение позволяет решить определенные задачи:

• Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;
  
• Упорядочить взаимоотношения работника и работодателя: так, наличие кадровых документов помогает достичь «баланса интересов» работодателя и сотрудников, четко регулируя, чем конкретно должен заниматься каждый сотрудник и каковы функции работодателя;
  
• Создать организационно-правовой фундамент трудовых отношений, как для сотрудников, так и для работодателя. Ведь, с одной стороны, кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – не позволяют ему игнорировать требований трудового законодательства. По факту наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.
  

Наконец, кадровый учет помогает разрешать трудовые споры. Достаточно часто именно от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции, занимаемой работодателем при появлении конфликтных ситуаций. Особенно когда кадровая документация оказывается одним из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

Последний нюанс уже сам по себе – хороший повод для ведения кадрового учета. Нужно понимать, что любой кадровый документ имеет юридическую и даже коммерческую ценность. С помощью некоторых таких документов, используемых в качестве важных письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде.

Кроме того, кадровая документация – это основа для начисления заработной платы, премий, пособий и прочих выплат, влияющих на затраты организации и уменьшающих налогооблагаемый доход. Плюс кадровых документов в том, что они делают трудовой процесс «прозрачным». Таким образом устанавливаются определенные «правила игры», при соблюдении которых сотрудники не переживают за стабильность, а администрация значительно увеличивает управляемость персонала. Нужно признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений. У сотрудников появляются новые нематериальные стимулы эффективной работы – уверенность в защите их прав на работу и отдых, чувство стабильности, уверенность в том, что их профессиональный стаж не прервется, позитивное отношение к компании и руководству в случае получения благодарностей с занесением их в трудовую книжку.

Один из вариантов решения проблемы

К сожалению, сегодня далеко не все работодатели уделяют должное внимание ведению кадрового учета. Его качество уменьшается, потому что, как правило, обязанность заниматься этим возлагается на бухгалтера. А у него и так достаточно большой объем своей работы. Не секрет, что на предприятиях малого бизнеса правила ведения кадрового учета зачастую игнорируются в принципе, что влечет за собой нарушения трудового законодательства.

Но есть варианты решения этой проблемы. Так, если у вас небольшая компания или вы – индивидуальный предприниматель и у вас есть наемные сотрудники, но при этом нет времени и желания разбираться с кадровым учетом, мы рекомендуем передать ведение кадрового учета на аутсорсинг. Основными преимуществами такого решения станет снижение административных и финансовых издержек, а также возможность пользоваться услугами профессионалов в сфере кадрового учета.  

Кадровый учет как антикризисная мера

Однако в большинстве случаев об учете кадров и кадровой документации работодатели вспоминают только, когда к ним приходят с проверкой сотрудники контролирующих органов, или бывший работник обращается с иском в суд. В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения работодателя, соответствующих должностных лиц или организации к ответственности.

В итоге следует сказать, что вести кадровый учет не только необходимо, но и важно делать это правильно в соответствии с действующим трудовым законодательством. Это поможет избежать штрафов для работодателя и негативных последствий для работника. Причем особенно важно делать это в период кризиса, который традиционно сопровождается сокращением численности персонала. А ведь эта болезненная процедура как никакая другая требует точности предельной кадровой документации и правовой обоснованности кадровых решений.