Действия работодателя в связи с введением электронных трудовых книжек

Автор: Светлана Макарова

10 Марта 2020 г.
Действия работодателя в связи с введением электронных трудовых книжек

В 2019 году законодатель внес ряд правок в действующее трудовое законодательство. Важнейшим из внесенных изменением стало введение электронных трудовых книжек, под которыми следует понимать сведения о трудовой деятельности работника, хранящиеся в цифровом виде в Пенсионном Фонде России. Электронная трудовая книжка содержит почти весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке (за исключением, пожалуй, только сведений об образовании и поощрениях).

Переход на электронные трудовые книжки начался в России с 01 января 2020 года и продлится до конца года. Обязанности работодателя в связи с поэтапным переходом на электронные трудовые книжки условно можно разделить на следующие группы:

- взаимодействие с работниками;

- взаимодействие с ПФР;

- формирование локальных нормативных актов организации и назначение ответственного за ведение электронных трудовых книжек.

В своей статье старший юрист правового департамента Юридического бюро «Константа» Светлана Макарова рассмотрит кратко каждое из этих направлений работы, а также расскажет об основных аспектах выбора работниками продолжения ведения трудовых книжек в бумажном варианте, либо только электронных трудовых книжек.

Взаимодействие с работниками:

Работодатель обязан в срок не позднее 30 июня 2020 года уведомить работников о возможности отказаться от ведения трудовой книжки в бумажном виде и получить данный документ на руки, либо использовать оба формата трудовых книжек.

Если работник выбрал ведение трудовой книжки в электронном формате, трудовую книжку на бумажном носителе ему необходимо выдать на руки, при этом работодатель освобождается от дальнейшей ответственности за её хранение и оформление.

Если работник заявил о необходимости сохранения бумажного варианта или не сообщил о своем выборе, работодателю необходимо как вести трудовую книжку в бумажном виде, так и передавать сведения в ПФР.

Что касается работников, устроившихся на работу впервые после 01 января 2021 года, независимо от их желания, трудовые книжки в бумажном виде не заводятся, все сведения о деятельности работника формируются только в электронном виде.

По заявлению работника или при увольнении работодатель обязан предоставить такому работнику сведения о периоде работы у данного работодателя. Сведения предоставляются по утвержденной форме СТД-Р. Форма СТД-Р может быть представлена работнику на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя).

Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р содержит сведения о трудовой деятельности работника, его приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и об увольнении и может быть сформирована и представлена работнику как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа.

Форма СТД-Р формируется и представляется способом, указанным в заявлении работника, поданном в письменной форме или направленном в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя.

Взаимодействие с ПФР:

Взаимодействие с ПФР включает в себя представление работодателем сведений по форме СЗВ-ТД, которая заполняется и представляется в территориальный орган ПФР на всех зарегистрированных лиц (включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе).

В течение 2020 года форма должна представляться в срок не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место соответствующие кадровые мероприятия. С 2021 года форма предоставляется не позднее следующего рабочего дня за днем издания приказа, иных документов в сфере трудовых отношений (исключение – перевод, подача заявлений о продолжении ведения трудовой книжки, предоставлении сведений о трудовой деятельности).

Если кадровые мероприятия в отношении работника в течение 2020 года не проводились, сведения по нему по состоянию на 01.01.2020 необходимо в любом случае представить в ПФР в срок до 15.02.2021 года.

В ПФР по установленной форме необходимо сообщать о следующих событиях:

- приеме на работу;

- постоянном переводе;

- увольнении;

- получении работником новой профессии, специальности или квалификации;

- получении от работника заявления о выборе формата трудовой книжки;

- о запрете работнику занимать определенную должность или заниматься определенной деятельностью.

Форма СЗВ-ТД представляется в ПФР в электронном виде, если численность работников меньше 25 человек, работодатель имеет право отчитываться перед ПФР в бумажном виде.

Формирование локальных нормативных актов, назначение ответственного:

В связи с введением электронных трудовых книжек работодателям надлежит:

1) провести проверку действующих локальных нормативных актов на предмет соответствия новым требованиям.

В частности, внесения изменений однозначно потребуют Правила внутреннего трудового распорядка в части, касающейся документов, предъявляемых при трудоустройстве, прочих положений, касающихся ведения трудовых книжек.

Если упоминания о трудовых книжках есть в других локальных актах предприятия, их также следует проверить на предмет соответствия законодательству, внести соответствующие изменения.

2) утвердить шаблон уведомления работников о праве выбрать формат электронной книжки, а также шаблоны заявлений работников о сохранении бумажной трудовой книжки или о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

3)  назначить ответственное лицо кадровой службы за ведение электронных трудовых книжек.

Для этого потребуется:

- назначить такого сотрудника приказом по основной деятельности;

- внести изменения в его должностную инструкцию;

- обеспечить получение ответственным работником усиленной квалифицированной электронной подписи.

4) Создать (утвердить) адрес корпоративной электронной почты работодателя, на который работники смогут присылать заявления о выдаче им сведений о трудовой деятельности.

Что касается прав работников в связи с введением электронных трудовых книжек, необходимо отметить следующее. Установленный законом порядок введения электронных трудовых книжек предоставляет работнику право самостоятельно выбрать продолжать ли работодателю ведение его бумажной трудовой книжки, либо только электронной трудовой книжки. Для этого работникам следует до конца 2020 года подать работодателям соответствующее заявление.

В случае подачи работником заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, работодатель (как текущий, так и последующие) будет вести трудовую книжку работника как в бумажном, так и электронном виде. Работник может требовать от работодателя выдачи ему заверенной копии трудовой книжки или выписки из неё, а также сведений о его трудовой деятельности по установленной форме.

В дальнейшем работник в любое время сможет отказаться от ведения трудовой книжки в бумажном виде, подав соответствующее заявление.

Если работник подаст заявление о переходе на электронную трудовую книжку, трудовая книжка в бумажном виде будет выдана ему на руки. Факт работы у работодателя можно будет подтвердить путем получения сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Однажды подав заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, передумать будет нельзя.

Что касается «молчунов», которые до конца года не подадут работодателю заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде или переходе на электронную трудовую книжку, ситуация следующая. Работодатель, у которого работник трудится в 2020 году, продолжит ведение бумажной трудовой книжки такого работника по умолчанию, а также представит необходимые сведения в ПФР для заведения электронной трудовой книжки. При переходе на работу к другому работодателю, новый работодатель может отказаться от ведения бумажной трудовой книжки, так как работник не воспользовался правом выбора. 

Пенсионный Фонд России обещает высокую степень защиты данных, надежности системы, при которой сбоев в сформированном ресурсе быть не должно, трудовые и пенсионные права граждан будут гарантированы.

Рейтинг статьи:  1019




К списку всех статей

Статьи

Не провели специальную оценку условий труда? Тогда эта статья для Вас!

Почти два года прошло с того момента, когда СОУТ заменила аттестацию рабочих мест. Однако многие работодатели до сих пор не разобрались в тонкостях процедуры, так как недооценивают важность проведения спецоценки. И совершенно напрасно!

Подробнее

Как убедить суд принять сторону работодателя в споре с работником

Разобраться во взаимоотношениях работодателя и работника всегда непросто, особенно если речь идет о финансовых притязаниях последнего. Чтобы избежать административной ответственности и выплаты крупных штрафов, защиту работодателя от необоснованных претензий лучше доверить юристу.

Подробнее

Написать нам

Сообщение*

Нажимая данную кнопку, я даю согласие на обработку своих персональных данных, на условиях и для целей, определенных Политикой конфиденциальности ООО "Константа-Холдинг"

* - поля, обязательные для заполнения

Перезвоните мне

Нажимая данную кнопку, я даю согласие на обработку своих персональных данных, на условиях и для целей, определенных Политикой конфиденциальности ООО "Константа-Холдинг"

* - поля, обязательные для заполнения