Продажи через WildBerries: особенности документооборота

В условиях пандемии COVID-19 активно развивается интернет-торговля. Всё чаще продажа товаров происходит через электронные торговые площадки, такие как Ozon, «Беру», WildBerries. Многие задаются вопросами, как стать поставщиком маркетплейса и как правильно оформить документы.

Рассмотрим данный вопрос подробнее на примере работы с ООО «Вайлдберриз».

Стать поставщиком WildBerries может коммерческая организация, ИП, а также гражданин, признанный в установленном законом порядке самозанятым. Регистрация поставщиков осуществляется по ссылке bepartner.wildberries.ru. При этом вся работа с партнёрами происходит через  интернет-платформу https://suppliers.wildberries.ru/ внутри основного сайта. 

С 20 мая 2020 года ООО «Вайлдберриз» изменило условия работы, расторгло ранее подписанные агентские договора и теперь заключает единый договор реализации, ознакомиться с которым можно по указанной ссылке.

Изменения произошли и в системе документооборота. В настоящее время он стал проще и строится следующим образом:

1. Все взаимодействия с партнёрами полностью перенесены на специальную интернет-платформу – портал поставщиков – https://suppliers.wildberries.ru. То есть, ООО «Вайлдберриз» переходит на полный отказ от ранее принятого электронного документооборота (ЭДО) через уполномоченных операторов ЭДО (Synerdocs, «Диадок», «Тензор»).  
2. Предоставление логина и пароля для доступа на портал признаётся офертой WildBerries о заключении нового договора реализации.
3. Использование логина и пароля является подтверждением права совершать операции через портал и аналогом собственноручной подписи поставщика.
4. Теперь стать поставщиком ООО «Вайлдберриз» можно без документов, подтверждающих качество товара (сертификаты, декларации соответствия и т.д.). Однако ООО «Вайлдберриз» вправе запросить скан-копии данных документов на любой товар и дату с момента его размещения.
5. В целях планирования продаж поставщик размещает в личном кабинете на портале перечень товаров (заказ) с указанием наименования и других сведений о товаре. Там же формируется спецификация на товар.
6. Каждой единице товара присваивается уникальный штрихкод/ баркод. При поставке товаров комплектами отдельный баркод присваивается всему комплекту. Рекомендуем предпринимателям использовать баркоды, сгенерированные в личном кабинете на портале. В данном случае баркод будет уникален, товар не затеряется и не перепутается с другими.
7. Теперь для поставки товаров на склад ООО «Вайлдберриз» не требуется оформления универсальных передаточных документов (УПД).
8. До момента передачи товара на реализацию поставщик предоставляет ООО «Вайлдберриз» через размещение в личном кабинете на портале транспортную накладную. Она формируется на самом портале внесением соответствующих данных об автомобиле (ФИО водителя, марка, госномер) – для формирования пропуска на склад, а также данных о количестве грузовых мест – для планирования места на складе.
9. В случае расхождений при приёмке товара ООО «Вайлдберриз» вправе сделать отметку об этом в транспортной накладной (и тогда приёмка откладывается на 48 часов, до прибытия представителя поставщика) или в целом отказаться от приёмки товара.
10. Факт приёмки товара со стороны маркетплейса подтверждается актом приёмки. ООО «Вайлдберриз» направляет акт через портал обычно в течение трёх дней.
11. Поставщик должен подписать акт. Если акт не подписан, то это расценивается как согласие с актом, и работа продолжается. Однако ООО «Вайлдберриз» оставляет за собой право заморозить перечисление денежных средств до момента подписания документа.
12. В случае несогласия с актом приёмки товаров предприниматель вправе заявить возражения, разместив их также на портале.

Что касается услуг по доставке/хранению/возврату/утилизации товаров, которые оказывает ООО «Вайлдберриз», то их объём и стоимость определяется в «Отчёте о продажах» по установленной в договоре форме.

Отчёт о продажах направляется предпринимателю путём размещения на портале еженедельно.

Если поставщик не является плательщиком НДС, счета-фактуры предпринимателю не составляются.

В случае, если предприниматель применяет общую систему налогообложения и, соответственно, является плательщиком НДС, ООО «Вайлдберриз» размещает на портале счета-фактуры в виде УПД по форме, согласно письму ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, подписанные электронной подписью ООО «Вайлдберриз». Причём «Вайлдберриз» выставляет счета-фактуры в электронном виде при условии подключения поставщика к системе ЭДО с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Комментирует эксперт департамента бухгалтерского учёта и налогообложения ЮБ «Константа» Ольга Сафина:

Согласно обновлённому договору, ООО «Вайлдберриз» выступает как посредник от имени и за счёт предпринимателя-продавца товаров. Право собственности на реализуемые товары к ООО «Вайлдберриз» не переходит, и передача товаров реализацией не является.

То есть продавцом товаров выступает именно предприниматель. ООО «Вайлдберриз» – лишь информационная площадка, на которой размещаются адресованные покупателям предложения о купле/продаже товаров, принадлежащих продавцу.

Поэтому в документообороте отсутствуют привычные счета, накладные и акты, отражающие движение товаров. А есть документы, которые подтверждают факт оказания услуг ООО «Вайлдберриз» по договору как агента – отчёт о продажах и акт приёмки товаров, подтверждающий факт приёмки товара со стороны маркетплейса.