Электронный документооборот
Уважаемые предприниматели! Мы продолжаем серию публикаций «Константа в эфире».
В условиях сегодняшнего дня привычный обмен бумажными документами уходит на второй план. Наиболее актуальными становятся цифровые решения бизнеса. Об электронном документообороте: что о нём нужно знать и как организовать его в своей компании - расскажет директор по развитию IT-направления Ольга Фирсова.
Деловой мир сегодня стал напоминать антиутопию: не только пустуют улицы и офисы, но и привычные методы делопроизводства становятся невозможными.
Это значит, что настало время обратить внимание на плюсы электронного документооборота (ЭДО), которым пользуются не только коммерческие, но и всё бо́льшее количество государственных организаций.
Электронный документооборот (ЭДО) – это способ организации работы с документами без использования бумажных носителей.
Преимущества ЭДО:
- Не нужно стоять в очереди или пользоваться услугами курьеров – всё движение документов происходит в онлайне.
- Сокращаются издержки: при переходе на ЭДО прямые расходы на обработку, печать, хранение и доставку документов сокращаются до 80 %.
- Электронные документы обладают юридической силой, поэтому их не нужно дублировать на бумаге.
- Электронный документ сложно потерять.
- Хранить документы в электронном виде безопаснее, чем в бумажном.
- ЭДО автоматизирует бизнес-процессы:
- сокращается время согласования: с нескольких дней до нескольких минут;
- минимизируется «человеческий» фактор: забыл, пропустил, потерял;
- легко отслеживается путь документа и его текущее состояние согласования: можно посмотреть, получил ли контрагент документ, подписал ли он его и т.д. Такие опции позволяют компании быстрее завершать документооборот и закрывать сделку.
- Контролирующие органы сами поддерживают перевод документов в электронный вид и разрабатывают форматы работы с документами в электронном виде.
- ЭДО — один из ключевых элементов системы маркировки товаров. Поэтому уже сегодня тем компаниям, которые в ней участвуют, нужно изучить тему электронного документооборота, чтобы определиться с оператором и обсудить с ним варианты налаживания бизнес-процессов и подключения контрагентов.
Чтобы организовать электронный документооборот в вашей компании, понадобится система, в которой это будет происходить, например, такой системой может быть «Контур. Диадок» и др. Для работы с системой электронного документооборота понадобится:
- Квалифицированная электронная подпись. Если вам такую уже выдал аккредитованный удостоверяющий центр, то она, за некоторым исключением, подойдёт. Стоимость от 3000 руб. в год.
- Лицензия на программу (средство) криптографической защиты информации (СКЗИ) для работы с электронной подписью (ЭЦП). Стоимость 1000 руб. в год или 2700 руб. за версию без ограничений.
- Пакет исходящих документов: от 900 до 68400 руб. в год в зависимости от количества исходящей документации и выбранного оператора ЭДО. Но даже без него в системе вы сможете принимать и подписывать документы.
Когда всё это будет у вас на руках, вам останется только зайти в личный кабинет и отправить оттуда своим контрагентам приглашение для обмена документацией и ждать подтверждения.
Нужна помощь в организации документооборота? Звоните нам. Мы подскажем, как это сделать быстро и с минимальным бюджетом. Ваши усилия – это вложения ещё и в будущее. Пандемия закончится, а эффективный инструмент работы и взаимодействия сотрудников останется.
Позвоните нам, чтобы получить бесплатную консультацию.
7 (4932) 26-77-77 – телефон в Иванове и 7 (499) 346-20-06 – телефон в Москве.