О бесплатном и эффективном инструменте контроля сотрудников на удалённой работе

В предыдущей статье, посвященной организации удалённой работы офисных сотрудников, мы говорили о технических способах корректной настройки дистанционной работы.

Параллельно с технической организацией работы встает вопрос контроля. Все мы понимаем, что удалённая работа может быть эффективна только в том случае, если руководство компании продумает способы контроля выполнения трудовых обязанностей сотрудниками. В данной публикации директор по развитию IT-направления Ольга Фирсова расскажет об одном из таких действенных инструментов.

Речь пойдет о портале «Битрикс24», который имеет бесплатный базовый функционал без ограничения количества пользователей.

Прежде чем перейти к описанию программы, выясним, каким компаниям актуально введение контрольных мер на удалённой работе.

Разделим компании на 4 группы:

1. Компании, которые успешно перешли на удалённую работу практически без ущерба для процессов и наладили систему контроля.

2. Компании, которые перешли на удалённую работу и потеряли частично или полностью контроль над деятельностью сотрудников.

3. Компании, которые ещё не перешли на удалённую работу, потому что боятся потерять контроль над сотрудниками.

4. Компании, которые не могут перейти на удалённую работу по объективным причинам. Как правило, они работают со станками и прочим оборудованием, которое можно использовать только на месте.

Получается, что первой группе наша помощь, вероятнее всего, уже не требуется, а четвёртая группа не переводит сотрудников на удалёнку и, следовательно, контролирует их на основном рабочем месте.

Когда мы говорим о компаниях второй и третьей групп, то для них существенную помощь может оказать внедрение корпоративного портала «Битрикс24», который обладает бесплатным базовым функционалом, достаточным для осуществления контрольных функций.

В интерфейсе данного сервиса можно поставить задачу, в рамках которой необходимо:

• определить роль лица, кому назначена задача: ответственный, постановщик, наблюдатели, соисполнители;
• определить крайний срок и планирование сроков исполнения;
• осуществить «привязку» к проекту и к другим задачам;
• отследить учёт рабочего времени, сколько было потрачено на задачу;
• осуществить постановку задач с помощью диаграммы Ганта (это позволяет оценивать движение нескольких задач в проекте);
• дополнить задачу чек-листами, с критериями исполнения.

Как только сотрудник приступит к выполнению задачи, начнётся отсчёт времени её исполнения. В дальнейшем менеджеру будет доступен счётчик, который показывает, сколько времени потребовалось на выполнение этой задачи. В течение работы руководитель оперативно получает информацию о начале и окончании работ, сдвигах сроков, просроченных заданиях. Если задачу можно поделить на этапы, стоит добавить чек-лист, в котором сотрудник будет отмечать выполненные шаги, а руководитель — контролировать процесс. Задачи можно связывать, делить на подзадачи, т.е. можно поэтапно разбить проект между внештатными работниками и контролировать каждого по отдельности.

Часто бывает так, что в процессе работы над задачей нужно что-то срочно обсудить с коллегами, обменяться файлами или документами. В «Битрикс24» можно писать комментарии к задачам, подключать к ним соисполнителей, там же прикреплять файлы и изображения. Возможно совместное редактирование документа и контроль его изменений. Документы сохраняются на диске, поэтому доступны из любой точки мира, где есть Интернет.

Работу всей команды или отдельного проекта (например, выделенных в проект внештатных сотрудников или фрилансеров) можно отслеживать в ленточной диаграмме Ганта. Прямо на графике можно открывать и редактировать задачи и подзадачи или менять сроки выполнения работы простым перетаскиванием отрезков. Диаграмма Ганта хороша тем, что на ней видны зависимости задач друг от друга, и это важный инструмент в формировании дисциплины и мотивации выполнения заданий в срок.

В чем преимущества «Битрикс24»? Переход на удалённую работу можно осуществить быстро и бесплатно. В условиях пандемии «Битрикс» оказалась одной из первых компаний, которая приняла антикризисные меры для своих клиентов. Облачная версия «Битрикс24» может бесплатно работать для неограниченного количества сотрудников. Оплата может потребоваться только для использования некоторых сервисов, а также для закупки дополнительного места в хранилище для файлов. Корпоративный портал можно развернуть за один день и получить один из самых эффективных инструментов контроля работы и постановки задач.

Сотрудники компании «Софт-Навигатор», входящей в Группу компаний «Константа-Холдинг», на протяжении многих лет используют этот удобный механизм при организации дисциплины и контроля работы компании, в том числе удалённой.

Вы можете попробовать и оценить основные инструменты контроля портала «Битрикс24» путем ознакомления с демо-версией портала по ссылке https://b24-hg5alp.bitrix24.ru/  (логин: testtestov37@yandex.ru, пароль:  testtestov3772305).

Если вы испытываете сложности с организацией удалённой работы, звоните нам. Сотрудники компании подскажут, как быстро и с минимальным бюджетом организовать работу сотрудников. Ваши усилия – это вложения ещё и в будущее. Пандемия закончится, а эффективный инструмент работы и взаимодействия сотрудников останется.

Пишите нам в директ или звоните по телефону, чтобы получить бесплатную консультацию. +7 (4932) 26-77-77 – телефон в Иванове и +7 (499) 346-20-06 – телефон в Москве.