Подготовка к проверке государственной инспекции труда

8 Февраля 2021

Проверка государственной инспекции труда (ГИТ) — это всегда малоприятное событие. Психологически подготовка к проверке схожа со «страшным» квестом, который проходит не только руководитель организации, но и сотрудники, участвующие в подготовке документов. Как правило, в этот период в голове руководителя возникают два вопроса: «Почему не делалось все заранее?» и «Где найти эксперта, который поможет подготовиться к проверке?».

Когда запрашиваемые документы попадают в руки проверяющих, то все имеющиеся нарушения фиксируются в полном объеме и исправить уже ничего нельзя.

Поэтому важно перед передачей документов проверяющим органам проверить их и внести необходимые правки. Даже за один день можно многое исправить, чтобы в глазах проверяющих выглядеть более достойно, как надежный работодатель, и избежать возможных штрафов.

Ошибочным является мнение работодателей, которые до настоящего времени считают, что штрафы за нарушение трудового законодательства небольшие и выгоднее не готовиться проверке, а заплатить штраф.

С каждым годом требования к соблюдению трудового законодательства ужесточаются. Если несколько лет назад по окончании проверки работодатель мог рассчитывать на штраф, выписанный только на должностное лицо, то в настоящее время за одно и тоже нарушение ГИТ выписывает штраф как на должностное лицо (от 1 000 до 5 000 руб.), так и на юридическое (от 30 000 до 50 000 руб.), причем имеет право умножить полученную сумму на количество случаев данного нарушения. Например, умножить на количество сотрудников, у которых в трудовых договорах обнаружена одна и та же ошибка. И порой сумма штрафа за одну проверку может превысить сотни тысяч рублей.

Проверки ГИТ бывают плановые и внеплановые.

Основанием для проведения внеплановой проверки являются:

  • жалобы и заявления сотрудников (в том числе уволенных из организации);
  • истечение срока вынесенного предписания;
  • наличие распоряжения руководителя федеральной инспекции труда;
  • требование прокурора.

Нельзя недооценивать своих сотрудников. Люди обращаются в ГИТ, потому что это бесплатно и все обращения подлежат обязательному рассмотрению, а установленные законодательством сроки давности для обращения позволяют и уволенному сотруднику претендовать на защиту своих прав и интересов.   

Решение о начале внеплановой проверки и перечень запрашиваемых документов в обязательном порядке вручаются работодателю лично, под подпись. Ошибочно предполагать, что если работодатель не получил под подпись решение о начале внеплановой проверки, то к ней можно не готовиться. Сроки проведения проверки установлены законодательством и подлежат обязательному соблюдению как проверяющей стороной, так и стороной работодателя.

Внеплановая проверка может быть документарной и выездной.

В случае документарной проверки проверяющий инспектор не выезжает на предприятие, а направляет работодателю распоряжение о начале проверки и перечень запрашиваемых документов, которые необходимо отправить в ГИТ в виде заверенных копий в установленный срок.

Выездная проверка проводится по месту нахождения предприятия, когда невозможно по документам:

  • удостовериться в том, что сведения были предоставлены в полном объеме (в частности, о начале осуществления некоторых видов деятельности);
  • провести оценку того, соответствует ли работа компании требованиям закона.

Работодатель узнает о внеплановой проверке разными способами:

  • при документарной проверке в целях оперативности проверяющий предварительно может связаться с работодателем по телефону и направить решение и перечень запрашиваемых документов по электронной почте в виде скана;
  • при выездной проверке проверяющий уведомляет не менее чем за 24 часа до начала проверки любым доступным способом, за исключением оснований, предусмотренных абзацем 4, 5 или 6 части 7 ст. 360 ТК РФ и пунктом 2 части 2 ст. 10 Закона № 294-Ф, при которых предварительное уведомление работодателя не допускается. Проверяющий приходит на предприятие, имея на руках  служебное удостоверение (ч. 4 ст. 12 Закона № 294-ФЗ) и распоряжение (приказ) о проведении проверки по типовой форме, утвержденной приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 № 141, оформленное в соответствии с ч. 2 ст. 14 Закона № 294-ФЗ и подписанное непосредственно руководителем трудовой инспекции либо его заместителем (ч. 1 ст. 14 Закона N 294-ФЗ, пп. 47, 88 Регламента N 160).

При подготовке документов к внеплановой проверке рекомендуется руководствоваться только запрошенным перечнем, а также важно знать, что инспектор делает выводы исключительно на основании документов и письменной информации, представленных работодателем. Именно поэтому работодателю необходима помощь специалиста, который поможет сделать предварительный анализ выявленных недочетов и определить порядок ответов на предполагаемые вопросы по нарушениям.

Основанием для плановой проверки является решение самой трудовой инспекции.

Работодатель узнает о плановой проверке разными способами:

  • из документа, размещенного на официальных сайтах Генеральной прокуратуры и Роструда (не позднее 31 декабря года, предшествующего году проведения проверки),
  • от инспектора трудовой инспекции (не позднее чем за 3 дня до даты начала проверки).

Плановая проверка также может быть документарной и выездной.

Документарные плановые проверки проводятся дистанционно, с использованием проверочных листов, утвержденных законодательством.

При выездной проверке работодателю необходимо представить трудовому инспектору документы и информацию по запросу на месте, так как метод проверки (сплошной просмотр или выборочные категории документов) определяется им самостоятельно.

Если ваша компания попала в план проверок, подготовку к ней рекомендуем начать заранее, а именно:

  • провести экспресс-аудит имеющихся в организации документов, желательно при помощи внешних экспертов, так как действующие внутренние специалисты могут не знать или осознанно не обозначить «проблемные зоны»;
  • разработать план мероприятий по устранению нарушений со сроками исполнения;
  • исправить выявленные нарушения.

Во всех случаях предстоящих проверок (плановых и внеплановых) важна оперативная и эффективная реакция работодателя. Чтобы исключить или минимизировать риск наложения значительных штрафных санкций, важно быстро сориентироваться в некорректных или недостающих сведениях и грамотно их дополнить, доработав их или исправив соответствующие документы.

К сожалению, существуют случаи, которые невозможно исправить:

  • получить «задним числом» подписи работника на документе по причине увольнения и/или если работник является заявителем по жалобе;
  • исправить в платежной ведомости сумму «к выдаче», если имеется недоначисление;         
  • изменить срок выплаты заработной платы или других выплат работнику (отпускных, расчета при увольнении и иных), если они были нарушены.

Поэтому важно, чтобы ведением кадрового учета занимался опытный профессионал. Это может быть штатный сотрудник или аутсорсинг. Часто бывает так, что в компании функция ведения кадрового учета поручается бухгалтеру. Но важно помнить, что специалист по кадровому учету, работающий в штате, должен знать правила заполнения всех кадровых документов и порядок соблюдения кадровых процедур, установленных законодательством; понимать особенности деятельности предприятия при применении норм трудового права; регулярно изучать изменения законодательства, регулирующего трудовые отношения. Бухгалтер с его загруженностью вряд ли может гарантировать стопроцентно правильное ведение данной функции. Поэтому многие компании выбирают передачу кадрового учета на сторону. Выбирайте профессионалов, и в этом случае можно быть уверенным, никакая проверка вам не страшна!


Еремеева Ольга Александровна Руководитель департамента кадрового учета Получить контакты Записаться на встречу
Вы хотите получать эксклюзивную информацию от наших экспертов? Получить полезную информацию

Запись на встречу к консультанту

Проверочный код

Нажимая данную кнопку, я даю согласие на обработку своих персональных данных, на условиях и для целей, определенных Политикой конфиденциальности ООО "Константа-Холдинг"

* - поля, обязательные для заполнения

Получить контактную информацию

Проверочный код

Нажимая данную кнопку, я даю согласие на обработку своих персональных данных, на условиях и для целей, определенных Политикой конфиденциальности ООО "Константа-Холдинг"

* - поля, обязательные для заполнения

Закрыть окно

Получить консультацию

* - поля, обязательные для заполнения

Закрыть окно


Рейтинг новости: 370

Возврат к списку

Написать нам

Сообщение*

Нажимая данную кнопку, я даю согласие на обработку своих персональных данных, на условиях и для целей, определенных Политикой конфиденциальности ООО "Константа-Холдинг"

* - поля, обязательные для заполнения

Перезвоните мне

Нажимая данную кнопку, я даю согласие на обработку своих персональных данных, на условиях и для целей, определенных Политикой конфиденциальности ООО "Константа-Холдинг"

* - поля, обязательные для заполнения