Электронный документооборот

6 Мая 2020

Уважаемые предприниматели! Мы продолжаем серию публикаций «Константа в эфире».

В условиях сегодняшнего дня привычный обмен бумажными документами уходит на второй план. Наиболее актуальными становятся цифровые решения бизнеса. Об электронном документообороте: что о нём нужно знать и как организовать его в своей компании - расскажет директор по развитию IT-направления Ольга Фирсова.

Деловой мир сегодня стал напоминать антиутопию: не только пустуют улицы и офисы, но и привычные методы делопроизводства становятся невозможными.

Это значит, что настало время обратить внимание на плюсы электронного документооборота (ЭДО), которым пользуются не только коммерческие, но и всё бо́льшее количество государственных организаций.

Электронный документооборот (ЭДО) – это способ организации работы с документами без использования бумажных носителей.

Преимущества ЭДО:

  • Не нужно стоять в очереди или пользоваться услугами курьеров – всё движение документов происходит в онлайне.
  • Сокращаются издержки: при переходе на ЭДО прямые расходы на обработку, печать, хранение и доставку документов сокращаются до 80 %.
  • Электронные документы обладают юридической силой, поэтому их не нужно дублировать на бумаге.
  • Электронный документ сложно потерять.
  • Хранить документы в электронном виде безопаснее, чем в бумажном.
  • ЭДО автоматизирует бизнес-процессы:

- сокращается время согласования: с нескольких дней до нескольких минут;

- минимизируется «человеческий» фактор: забыл, пропустил, потерял;

- легко отслеживается путь документа и его текущее состояние согласования: можно посмотреть, получил ли контрагент документ, подписал ли он его и т.д. Такие опции позволяют компании быстрее завершать документооборот и закрывать сделку.

  • Контролирующие органы сами поддерживают перевод документов в электронный вид и разрабатывают форматы работы с документами в электронном виде.
  • ЭДО — один из ключевых элементов системы маркировки товаров. Поэтому уже сегодня тем компаниям, которые в ней участвуют, нужно изучить тему электронного документооборота, чтобы определиться с оператором и обсудить с ним варианты налаживания бизнес-процессов и подключения контрагентов.

Чтобы организовать электронный документооборот в вашей компании, понадобится система, в которой это будет происходить, например, такой системой может быть «Контур. Диадок» и др. Для работы с системой электронного документооборота понадобится:

  • Квалифицированная электронная подпись. Если вам такую уже выдал аккредитованный удостоверяющий центр, то она, за некоторым исключением, подойдёт. Стоимость от 3000 руб. в год.
  • Лицензия на программу (средство) криптографической защиты информации (СКЗИ) для работы с электронной подписью (ЭЦП). Стоимость 1000 руб. в год или 2700 руб. за версию без ограничений.
  • Пакет исходящих документов: от 900 до 68400 руб.  в год в зависимости от количества исходящей документации и выбранного оператора ЭДО. Но даже без него в системе вы сможете принимать и подписывать документы.

Когда всё это будет у вас на руках, вам останется только зайти в личный кабинет и отправить оттуда своим контрагентам приглашение для обмена документацией и ждать подтверждения.

Нужна помощь в организации документооборота? Звоните нам. Мы подскажем, как это сделать быстро и с минимальным бюджетом. Ваши усилия – это вложения ещё и в будущее. Пандемия закончится, а эффективный инструмент работы и взаимодействия сотрудников останется.

Позвоните нам, чтобы получить бесплатную консультацию. 

7 (4932) 26-77-77 – телефон в Иванове и 7 (499) 346-20-06 – телефон в Москве.




Рейтинг новости: 2024

Возврат к списку

Написать нам

Сообщение*

Нажимая данную кнопку, я даю согласие на обработку своих персональных данных, на условиях и для целей, определенных Политикой конфиденциальности ООО "Константа-Холдинг"

* - поля, обязательные для заполнения

Перезвоните мне

Нажимая данную кнопку, я даю согласие на обработку своих персональных данных, на условиях и для целей, определенных Политикой конфиденциальности ООО "Константа-Холдинг"

* - поля, обязательные для заполнения