Постановка кадрового учета

При открытии любой компании важно определиться с ведением обязательных видов учета, в том числе кадрового, так как соблюдение требований трудового законодательства и защита компании от штрафных санкций являются залогом спокойствия и стабильности, необходимых для развития бизнеса. В настоящее время все больше работодателей стали всерьез задумываться о грамотной постановке кадрового учета в своей организации.

Обязательные кадровые документы работодатель может создать самостоятельно или доверить это профессионалам консалтинговых компаний, которые учтут все особенности новой организации при разработке данных документов. Основной пакет документов необходимо утвердить до начала процесса трудоустройства.

Для каждого работодателя (юридического лица и/или индивидуального предпринимателя) должен быть разработан индивидуальный набор кадровых документов с учетом особенностей деятельности предприятия.

В данной статье мы рассмотрим основной перечень документов для компаний, не относящихся к микропредприятиям и автономным некоммерческим организациям (система ведения кадрового учета в этих организациях может отличаться).

Система организации (постановки) кадрового учета предполагает:

• разработку обязательных форм и локальных нормативных актов;
• выбор программного обеспечения;
• организацию системы хранения и архивирования кадровых документов;
• организацию рабочего места специалиста.

Даже в случае передачи ведения кадрового учета консалтинговым компаниям работодателю для обеспечения своей безопасности необходимо разработать и иметь у себя основные локальные нормативные акты и формы учетных документов.

Начать постановку кадрового учета рекомендуется с утверждения структуры предприятия и штатного расписания, для этого необходимо:

• выбрать форму документа (можно использовать унифицированную форму Т-3, утверждённую постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1, или приказом по предприятию утвердить свою форму);
• определиться со структурой организации, которая будет отражаться в штатном расписании (при открытии обособленных структурных подразделений, филиалов или при организации системы внутренних структурных подразделений);
• правильно назвать должности и/или профессии (не использовать иностранные буквы и руководствоваться действующими справочниками: Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих (ЕТКС), Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКС), а также профессиональными стандартами);
• рассчитать оптимальную потребность количества штатных единиц (допускается учитывать полные штатные единицы и неполные);
• утвердить систему оплаты труда для указания в штатном расписании размера оклада/тарифной ставки (если система оплаты труда сдельная, можно указать «сдельная оплата труда»;
• указать размер доплат и надбавок (если предусмотрены системой оплаты труда или в обязательном порядке должны присутствовать согласно Трудовому кодексу РФ или по результатам проведенной специальной оценки условий труда);
• рассчитать общее количество штатных единиц и фонд оплаты труда по всем штатным единицам предприятия;
• утвердить штатное расписание приказом по предприятию.

Особое внимание все проверяющие уделяют локальным нормативным актам, которые обязаны разработать все работодатели и ознакомить с ними работников под подпись.

К их числу относятся:

1. Правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР), которыми  работодатель обязан определить порядок приема и увольнения сотрудников, основные права и обязанности работника и работодателя, ответственность сторон трудового договора, режимы рабочего времени и времени отдыха, порядок поощрения и порядок наложения дисциплинарного взыскания, порядок оплаты труда, порядок предоставления сведений о трудовой деятельности, порядок предоставления отпусков, порядок предоставления гарантий и компенсаций  и иное. Этот документ проверяется контролирующими органами наиболее тщательно, поэтому его разработке необходимо уделить особое внимание.
2. Положение о персональных данных, в котором необходимо определить полный перечень получаемых работодателем персональных данных (далее – ПДн); указать все документы, содержащие ПДн; определить порядок обработки и иных действий с ПДн; утвердить перечень лиц, имеющих полный и ограниченный доступ к ПДн; утвердить форму согласия на обработку ПДн. В феврале 2021 года в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях внесены поправки в ст. 13.11, предусматривающие ужесточение ответственности за нарушения в области персональных данных. Санкции по таким нарушениям больше не предусматривают возможность применения предупреждения, а размеры штрафов увеличились в два раза. Повторное совершение некоторых нарушений выделено в отдельные составы правонарушений.
3. Положение об оплате труда не относится к числу обязательных документов, и система оплаты труда может быть описана в ПВТР, но, как правило, работодатели выделяют действия по расчету и начислению заработной платы в отдельный документ, и контролирующие органы его тоже запрашивают. В положение об оплате труда необходимо включить описание действующих систем оплаты труда, порядок расчета всех составляющих заработной платы, наличие и порядок выплат компенсационного и/или стимулирующего характера (если такие выплаты предусмотрены), порядок удержаний из заработной платы, ответственность за расчет, начисление, выплату, порядок индексации заработной платы.
4. Должностные инструкции для каждой должности, указанной в штатном расписании, обязательно должны быть разработаны в случае, если описание трудовых функций по занимаемой должности не включено в условия трудового договора с работником.

Все внутренние локальные нормативные акты утверждаются приказом по предприятию или самостоятельно путем проставления грифа «УТВЕРЖДАЮ» непосредственно на самом документе. Уделить важное внимание разработке данных документов необходимо потому, что, согласно трудовому законодательству, Работодатель обязан до подписания трудового договора с работником ознакомить его с внутренними локальными нормативными актами под подпись и в случае трудовых споров быть готовым подтвердить факт своевременного ознакомления по запросу проверяющих органов или по запросу суда.

Наиболее важным документом трудовых отношений является трудовой договор. К его разработке рекомендуется отнестись с наибольшей внимательностью, так как требования трудового законодательства обязывают работодателя заключать его в двух экземплярах и один из них передавать на хранение работнику, поэтому исправить ошибки бывает практически невозможно. При разработке шаблона трудового договора руководителю организации следует руководствоваться нормами учредительных документов. Для сотрудников можно разработать единый шаблон, но предусмотреть особенности для разных должностей и условий труда. Важно, чтобы трудовой договор включал в себя все обязательные условия, предусмотренные статьей 57 Трудового кодекса РФ.

Основными распорядительными документами системы кадрового учета являются приказы работодателя, которые делятся на две группы: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу, которые работодателю необходимо включить в  номенклатуру основных форм приказов, определить порядок их регистрации, систематизации и хранения с учетом сроков, определённых «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утверждённым приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236.

Например, при постановке кадрового учета в юридическом лице в перечень обязательных приказов по основной деятельности входят:

• Приказ о вступлении в должность руководителя организации;
• Приказ об исполнении функциях главного бухгалтера (если они возложены на руководителя организации);
• Приказ об утверждении формы расчетного листка;
• Приказ о назначении лица, ответственного за ведение и хранение трудовых книжек;
• Приказ о назначении лица, ответственного за передачу сведений о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД в ПФР;
• Приказ о назначении лица, ответственного за формирование сведений о трудовой деятельности работника у данного работодателя по форме СТД-Р:
• Приказы об утверждении внутренних локальных нормативных актов (если данные документы утверждаются приказами).

Все формы приказов по личному составу при постановке кадрового учета предусмотреть невозможно, поэтому на начальном этапе рекомендуется начать применение основных приказов по процедурам приема, увольнения (расторжении трудового договора), кадрового перемещения, предоставления отпуска.

Предусмотрительность в постановке системы кадрового учета является залогом спокойствия будущего работодателя при трудовых отношениях с работником. Правильно созданные и оформленные документы защитят организацию не только от штрафных санкций, но и от манипуляторных угроз работников, которые используют их при взаимодействии с руководством в случае нарушений в оформлении кадровых документов.

Поручить подготовку основных документов, регулирующих трудовые отношения в организации, целесообразно экспертам, специализирующимся на их разработке индивидуально, под условия предприятия заказчика.

Ошибочным является решение использовать варианты форм документов, предлагаемых в интернете, так как и они требуют доработки и адаптации под условия деятельности конкретной организации. Работодатель в этом убеждается после результатов проверки контролирующих органов, которые без труда находят часто встречающиеся ошибки.

Привлечь внешних экспертов для постановки кадрового учета возможно также и в том случае, если принято решение организовать отдельную кадровую службу, т. к. большинство специалистов по кадровому учету имеют опыт только в реализации действий по кадровым процедурам, но никогда не разрабатывали самостоятельно и не участвовали в разработке внутренних локальных нормативных актов.

Правильно поставленная система кадрового учета сможет стать надежной «броней» от штрафов только в том случае, если все документы оформляются надлежащим образом и своевременно.

Искать ли опытного специалиста для дальнейшего ведения кадрового учета или обратиться в консалтинговую компанию решать работодателю. При этом важно понимать, что сотрудник, ответственный за ведение кадрового учета, должен быть настоящим экспертом и знать не только правила заполнения всех форм кадровых документов и порядок проведения всех кадровых процедур, но и соблюдать установленные законодательством сроки, уметь грамотно применять любые нормы трудового законодательства при оформлении трудовых отношений и регулярно следить за его изменениями, иметь навык ведения кадрового учета в автоматизированных базах.