Подготовка к проверке государственной инспекции труда

Проверка государственной инспекции труда (ГИТ) — это всегда малоприятное событие. Психологически подготовка к проверке схожа со «страшным» квестом, который проходит не только руководитель организации, но и сотрудники, участвующие в подготовке документов. Как правило, в этот период в голове руководителя возникают два вопроса: «Почему не делалось все заранее?» и «Где найти эксперта, который поможет подготовиться к проверке?».

Когда запрашиваемые документы попадают в руки проверяющих, то все имеющиеся нарушения фиксируются в полном объеме и исправить уже ничего нельзя.

Поэтому важно перед передачей документов проверяющим органам проверить их и внести необходимые правки. Даже за один день можно многое исправить, чтобы в глазах проверяющих выглядеть более достойно, как надежный работодатель, и избежать возможных штрафов.

Ошибочным является мнение работодателей, которые до настоящего времени считают, что штрафы за нарушение трудового законодательства небольшие и выгоднее не готовиться проверке, а заплатить штраф.

С каждым годом требования к соблюдению трудового законодательства ужесточаются. Если несколько лет назад по окончании проверки работодатель мог рассчитывать на штраф, выписанный только на должностное лицо, то в настоящее время за одно и тоже нарушение ГИТ выписывает штраф как на должностное лицо (от 1 000 до 5 000 руб.), так и на юридическое (от 30 000 до 50 000 руб.), причем имеет право умножить полученную сумму на количество случаев данного нарушения. Например, умножить на количество сотрудников, у которых в трудовых договорах обнаружена одна и та же ошибка. И порой сумма штрафа за одну проверку может превысить сотни тысяч рублей.

Проверки ГИТ бывают плановые и внеплановые.

Основанием для проведения внеплановой проверки являются:

• жалобы и заявления сотрудников (в том числе уволенных из организации);
• истечение срока вынесенного предписания;
• наличие распоряжения руководителя федеральной инспекции труда;
• требование прокурора.

Нельзя недооценивать своих сотрудников. Люди обращаются в ГИТ, потому что это бесплатно и все обращения подлежат обязательному рассмотрению, а установленные законодательством сроки давности для обращения позволяют и уволенному сотруднику претендовать на защиту своих прав и интересов.   

Решение о начале внеплановой проверки и перечень запрашиваемых документов в обязательном порядке вручаются работодателю лично, под подпись. Ошибочно предполагать, что если работодатель не получил под подпись решение о начале внеплановой проверки, то к ней можно не готовиться. Сроки проведения проверки установлены законодательством и подлежат обязательному соблюдению как проверяющей стороной, так и стороной работодателя.

Внеплановая проверка может быть документарной и выездной.

В случае документарной проверки проверяющий инспектор не выезжает на предприятие, а направляет работодателю распоряжение о начале проверки и перечень запрашиваемых документов, которые необходимо отправить в ГИТ в виде заверенных копий в установленный срок.

Выездная проверка проводится по месту нахождения предприятия, когда невозможно по документам:

• удостовериться в том, что сведения были предоставлены в полном объеме (в частности, о начале осуществления некоторых видов деятельности);
• провести оценку того, соответствует ли работа компании требованиям закона.

Работодатель узнает о внеплановой проверке разными способами:

• при документарной проверке в целях оперативности проверяющий предварительно может связаться с работодателем по телефону и направить решение и перечень запрашиваемых документов по электронной почте в виде скана;
• при выездной проверке проверяющий уведомляет не менее чем за 24 часа до начала проверки любым доступным способом, за исключением оснований, предусмотренных абзацем 4, 5 или 6 части 7 ст. 360 ТК РФ и пунктом 2 части 2 ст. 10 Закона № 294-Ф, при которых предварительное уведомление работодателя не допускается. Проверяющий приходит на предприятие, имея на руках  служебное удостоверение (ч. 4 ст. 12 Закона № 294-ФЗ) и распоряжение (приказ) о проведении проверки по типовой форме, утвержденной приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 № 141, оформленное в соответствии с ч. 2 ст. 14 Закона № 294-ФЗ и подписанное непосредственно руководителем трудовой инспекции либо его заместителем (ч. 1 ст. 14 Закона N 294-ФЗ, пп. 47, 88 Регламента N 160).

При подготовке документов к внеплановой проверке рекомендуется руководствоваться только запрошенным перечнем, а также важно знать, что инспектор делает выводы исключительно на основании документов и письменной информации, представленных работодателем. Именно поэтому работодателю необходима помощь специалиста, который поможет сделать предварительный анализ выявленных недочетов и определить порядок ответов на предполагаемые вопросы по нарушениям.

Основанием для плановой проверки является решение самой трудовой инспекции.

Работодатель узнает о плановой проверке разными способами:

• из документа, размещенного на официальных сайтах Генеральной прокуратуры и Роструда (не позднее 31 декабря года, предшествующего году проведения проверки),
• от инспектора трудовой инспекции (не позднее чем за 3 дня до даты начала проверки).

Плановая проверка также может быть документарной и выездной.

Документарные плановые проверки проводятся дистанционно, с использованием проверочных листов, утвержденных законодательством.

При выездной проверке работодателю необходимо представить трудовому инспектору документы и информацию по запросу на месте, так как метод проверки (сплошной просмотр или выборочные категории документов) определяется им самостоятельно.

Если ваша компания попала в план проверок, подготовку к ней рекомендуем начать заранее, а именно:

• провести экспресс-аудит имеющихся в организации документов, желательно при помощи внешних экспертов, так как действующие внутренние специалисты могут не знать или осознанно не обозначить «проблемные зоны»;
• разработать план мероприятий по устранению нарушений со сроками исполнения;
• исправить выявленные нарушения.

Во всех случаях предстоящих проверок (плановых и внеплановых) важна оперативная и эффективная реакция работодателя. Чтобы исключить или минимизировать риск наложения значительных штрафных санкций, важно быстро сориентироваться в некорректных или недостающих сведениях и грамотно их дополнить, доработав их или исправив соответствующие документы.

К сожалению, существуют случаи, которые невозможно исправить:

• получить «задним числом» подписи работника на документе по причине увольнения и/или если работник является заявителем по жалобе;
• исправить в платежной ведомости сумму «к выдаче», если имеется недоначисление;         
• изменить срок выплаты заработной платы или других выплат работнику (отпускных, расчета при увольнении и иных), если они были нарушены.

Поэтому важно, чтобы ведением кадрового учета занимался опытный профессионал. Это может быть штатный сотрудник или аутсорсинг. Часто бывает так, что в компании функция ведения кадрового учета поручается бухгалтеру. Но важно помнить, что специалист по кадровому учету, работающий в штате, должен знать правила заполнения всех кадровых документов и порядок соблюдения кадровых процедур, установленных законодательством; понимать особенности деятельности предприятия при применении норм трудового права; регулярно изучать изменения законодательства, регулирующего трудовые отношения. Бухгалтер с его загруженностью вряд ли может гарантировать стопроцентно правильное ведение данной функции. Поэтому многие компании выбирают передачу кадрового учета на сторону. Выбирайте профессионалов, и в этом случае можно быть уверенным, никакая проверка вам не страшна!