Машиночитаемая доверенность: что это и для чего она нужна
Машиночитаемая доверенность (МЧД) – это электронная форма бумажной доверенности, которая подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Данный вид доверенности создается и представляется в файле формата XML.
Машиночитаемые (или «электронные») доверенности появились в связи с изменениями, внесенными в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Цель введения МЧД – обеспечение максимальной безопасности и прозрачности электронного документооборота через решения важной задачи: подтвердить, что сотрудник или уполномоченное лицо может подписывать электронные документы от имени организации или предпринимателя.
До рассматриваемого нововведения сотрудники или представители заверяли документы электронной подписью юридического лица/индивидуального предпринимателя и, при необходимости подтверждения своих полномочий, прикрепляли к соответствующему документу скан-копию бумажной доверенности.
Однако машиночитаемую доверенность стоит отличать от отсканированной привычной «бумажной» доверенности: действительность МЧД и содержащихся в ней сведений, в том числе КЭП руководителя, проверяется автоматически, что невозможно сделать со скан-копией бумажной доверенности.
Изначально предполагалось начать всеобщее применение МЧД с 1 марта 2022 года. Однако с учетом действующей ситуации в бизнесе, 2022 год стал переходным периодом по использованию электронных доверенностей, и срок, когда МЧД станут обязательными, перенесли сначала на 1 января 2023 года, а затем и до 1 сентября 2023 года (такая информация размещена на официальном сайте Правительства РФ 26 августа 2022 года).
В текущий период времени применение МЧД осуществляется в тестовом режиме и на добровольной основе, при этом документы можно подписывать как сертификатом руководителя (без МЧД), сертификатом сотрудников (без МЧД), так и сертификатами физического лица (с МЧД).
Создать МЧД сейчас можно на платформе цифрового документооборота организации, если такой функционал там уже доступен, или с помощью провайдера электронного документооборота.
В электронной доверенности в обязательном порядке должна содержаться информация о регистрационном номере, сроке действия, доверителе, уполномоченном лице и предоставленных ему полномочиях. Полный перечень сведений, подлежащих указанию в МЧД, приведён в приказе Минцифры от 18.08.2021 № 857.
После того, как МЧД сформирована, руководитель организации визирует её квалифицированной электронной подписью (КЭП), после чего она попадает в реестр ФНС и в головной удостоверяющий центр (УЦ). Факт нахождения электронных доверенностей в соответствующем реестре ФНС должен позволить заинтересованным лицам проверить её действие и действительность содержащихся в ней сведений. Место хранения доверенности: ФНС, оператор электронного документооборота, информационная система доверителя.
Порядок получения КЭП зависит от типа компании.
Так, руководителям коммерческих организаций, предпринимателям, нотариусам КЭП можно получить в налоговом органе, доверенных центрах. Представителям банков следует обращаться в удостоверяющий центр Центрального банка Российской Федерации. Сотрудникам государственных органов КЭП выдают в удостоверяющем центре Федерального казначейства.
Стоит отметить, что руководителю юридического лица при получении КЭП нужно посетить инспекцию. Это требование введено специально, чтобы убедиться в личности получателя (п.25 Приказа ФНС от 30.12.2020 № ВД-7-24/982@). С собой руководителю потребуется взять паспорт, СНИЛС, флешку-токен и сертификат соответствия на токен.
Директор организации, действуя от её имени, может использовать исключительно эту подпись, поскольку в сертификате фамилия, отчество и имя руководителя соотнесены с реквизитами самой организации. Однако данное обстоятельство не лишает права уполномоченного лица компании оформить для личных целей ЭП физического лица.
Сотрудник организации или ее представитель, являющиеся физическими лицами, имеют право оформить сертификат в любом аккредитованном государством удостоверяющем центре. Электронная подпись физического лица не может быть привязана к реквизитам какой – либо компании, выдается на любые цели и может быть использована для подписания документов неограниченного количества организаций, но, конечно же, при наличии МЧД.
Сотрудник, наделенный статусом подписанта документов, в целях подтверждения своих полномочий может направлять МЧД следующим образом:
1) путем привязки файла с МЧД к документам,
2) путем указания номера МЧД, присвоенного налоговым органом. По упомянутому номеру заинтересованное лицо сможет проверить актуальность сведений доверенности и её фактическое действие.
Если у сотрудника сменились полномочия или он решил уволиться из компании, доверенность следует отменить («отозвать»). В этом случае руководитель должен направить в информационную систему, в которой хранится МЧД, заявление об её отзыве. Соответствующее заявление составляется в том же формате XML, что и МЧД, подписывается ЭП руководителя. Заявление об отзыве подлежит регистрации в реестре налогового органа. При этом необходимо обратить внимание, что единый формат отзыва МЧД находится еще в процессе разработки.
В текущем году сфера применения МЧД не широка, но очень быстро набирает обороты. Так, МЧД уже используется в электронном документообороте между контрагентами, для сдачи, предусмотренной законом, документации в налоговый орган и фонды социального страхования. Порядок работы с рассматриваемыми доверенностями предусмотрен приказом ФНС России от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@.
Поскольку срок «обкатки» электронных доверенностей в тестовом режиме должен закончиться 31.08.2023, хозяйствующим субъектам необходимо начинать плавный переход на МЧД:
1) подготовить положение о порядке использования МЧД, издать соответствующий приказ,
2) подготовить инструкции о порядке использования МЧД в информационных системах компании,
3) установить ответственное лицо, в обязанности которого будет делегирован контроль за сроками действия МЧД, их перевыпуска и возможного передоверия,
4) сформировать список сотрудников компании, уполномоченных работать с электронным документооборотом,
5) провести обучение с сотрудниками компании по работе с МЧД как при создании исходящих документов, так и при получении входящих,
6) уведомить контрагентов о предполагаемых сроках перехода компании к использованию МЧД,
7) организовать процесс получения сотрудниками сертификатов физических лиц, оформить в установленном порядке электронные доверенности, произвести регистрацию подписей сотрудников в информационной системе.
Подводя итоги, следует отметить, что на текущий момент порядок работы с МЧД в правовом аспекте урегулирован не в полном объеме. Остаются вопросы, например, связанные с процессом передоверия, возможности направления таких доверенностей в суды, возможности подписания документов с помощью МЧД лицом с иностранным гражданством и др. Кроме того, форматы для подписания с МЧД разработаны лишь частью платформ электронного документооборота. Отсутствуют стандарты для ФНС и ФСС.
Вместе с тем МЧД обладает рядом достоинств, которые действительно позволят упростить работу с электронным документооборотом компаний, процесс сдачи отчётности в государственные органы, освободить время руководителя, связанное с визированием документов и, конечно, уменьшить риски бизнеса от недобросовестных действий лиц как внутри компании, так и в отношениях с контрагентами.