Как выбрать информационную систему для ведения КЭДО и сколько это будет стоить

Как выбрать информационную систему для ведения кадрового электронного документооборота, по каким критериям оценить систему и от чего зависит стоимость годового обслуживания, можно прочитать в статье Ольги Еремеевой, руководителя департамента кадрового консалтинга ЮБ «Константа».

Уже скоро год, как произошли изменения в трудовом законодательстве, когда работодателям было дано право переводить кадровое делопроизводство на электронный формат. В своей статье КЭДО – кадровый электронный документооборот. Особенности порядка ведения и перехода я подробно разбирала алгоритм действий работодателя в переходный период. Но для многих работодателей остается открытым вопрос, как выбрать информационную систему и по каким критериям ее оценить, а также выгоден ли им такой переход.

При переходе на КЭДО основными источниками новых затрат в бюджете становятся:

• расходы по информационной системе, которую выберет работодатель;
• расходы по электронной подписи работодателя и работника.

Но есть и элементы экономии, которые тоже необходимо учесть при принятии решения. Экономия средств возникает за счет:

• снижения расходов на бумагу;
• экономии времени специалиста, осуществляющего кадровый документооборот.

Чтобы рассчитать планируемые затраты, необходимо выбрать информационную систему, в которой будет осуществляться КЭДО. Выбор можно сделать по основным критериям, необходимым компании.

На сегодняшний день работодатель может рассмотреть любой из представленных на рынке вариантов:

• государственная система «Работа в России», официальный запуск которой ожидается с 1 сентября 2022 года;
• любой коммерческий продукт (сейчас их представлено более семи);
• самостоятельно разработанная программа (важно, чтобы она полностью соответствовала требованиям законодательства по использованию ЭЦП, формату шаблонов документов, взаимодействию с единым порталом Госуслуг).

Какие критерии заявляют разработчики информационных систем и на что ориентироваться при выборе подходящих предложений для компании:

• сервисное обслуживание;
• способ подключения;
• интеграция с учетными системами компании;
• работа с электронно-цифровыми подписями;
• удобный интерфейс;
• архивное хранение документов.

1. Сервисная поддержка может включать:

• период обеспечения технической поддержки пользователя системы круглосуточно, в период рабочего времени с 09.30 до 18.30 или с 09:00 до 19:00;
• способ осуществления техподдержки (по почте, через чат, посредством отдельно выделенного телефонного номера, который гарантирует ответ без ожидания);
• помощь разработчика при внедрении информационной системы или самостоятельную установку настройка системы по предложенным инструкциям;
• обучение сотрудников правилам работы в системе (эту функцию может на себя взять служба персонала при проведении Welcome-тренинга. Также можно записать самостоятельно мини-фильм с презентацией);
• комплект локальных актов для запуска (как правило, это приказ о порядке перехода на КЭДО, положение об осуществлении КЭДО, формы уведомлений работников и лиц, поступающих на работу, о введении в организации КЭДО, формы согласия о переходе на КЭДО);
• помощь юриста, который ответит на вопросы по адаптации предложенных документов для конкретной организации;
• проверку работников (достоверность персональных данных, наличие долгов по налогам, присутствие работника в иных «черных списках»);
• возможность работы с самозанятыми, в том числе осуществления им выплат.

2. Способ подключения оценивается по наличию только web-версии системы или наличию у системы web-версии и мобильного приложения.

3. Интеграция с учетными системами компании означает, имеет ли разработчик удобные интеграции, а именно модуль КЭДО для 1С и Open API для других решений.

4. Удобство работы с ЭЦП может включать:

• возможность использования всех видов ЭЦП;
• создание облачных НЭП и УНЭП для работников (подписи создаются мгновенно, и сразу начинается обмен);
• совмещение функций информационной системы и удостоверяющего центра (не придется обращаться в другие компании для выдачи ЭЦП). Но оценивая данный критерий, стоит обратить внимание на количество видов, оформляемых ЭЦП (может быть только НЭП).

5. Удобный интерфейс может включать:

• дружественный интерфейс, с которым разберется каждый;
• разнообразие функционала типовых задач по созданию, подписанию и отправке документов;
• возможность работы с шаблонами;
• конструктор документов;
• возможность загрузки своих шаблонов;
• маркеры для документов, позволяющие разобраться в его статусе;
• возможность отправить несколько документов одному сотруднику или ознакомить с распоряжением целый отдел;
• возможность создания маршрута документа (данная функция позволяет настроить структуру кадровых процессов по документу, от согласования до подписания и утверждения);
• функция уведомления сотрудника о необходимости поставить подпись (по некоторым настройкам уведомления приходят на почту, по некоторым – на почту, в СМС, в мессенджеры).

6. «Формирование архива документов» предполагает оценку, есть ли в наличии сертификаты, позволяющие архивировать документы заказчиков на облачных серверах (в исключительных случаях предлагаются решения оn-premise, позволяющие осуществлять архивное хранение на серверах заказчика).

Как правило, цена за пользование информационной системой и электронно-цифровыми подписями рассчитывается за год. Большинство коммерческих систем предполагает пакет «все включено», но есть системы, услуги которых бесплатны, и на работодателя возлагаются только расходы по покупке и продлению ЭЦП.

Стоимость пакета формируется за счет:

• цены доступа к порталу для компании;
• цены доступа к личному кабинету для сотрудника;
• цены доступа к системе специалиста отдела кадров;
• стоимости УНЭП на 1 сотрудника;
• стоимости НЭП для 1 сотрудника;
• стоимости интеграции с 1С ЗУП;
• стоимости модуля, встроенного в 1С;
• стоимости внедрения системы.

Стоимость информационной системы с покупкой ЭЦП из расчета на 10 человек сотрудников колеблется от 16 000 руб. до 45 500 руб. в год.