График отпусков. Война за соблюдение. Часть 3: предупрежден – значит вооружен

Чтобы утвердить график отпусков на следующий календарный год, работодателю необходимо проанализировать еще раз для защиты своих будущих интересов:

При планировании периода отпуска работнику рекомендуется предусмотреть, чтобы не менее 75 % планового отпуска приходилось на период, который работник уже отработал, и 25 % могут быть предоставлены «авансом». Это необходимо для того, чтобы исключить ситуации, когда работник, не отработав период рабочего года, может уйти в отпуск с последующим увольнением или уволиться, находясь в отпуске или сразу после его окончания. Данное условие не является обязательным, так как право работника на ежегодный основной отпуск наступает на следующий день после окончания периода, за который предыдущий отпуск был использован.

Также рекомендуем обратить особое внимание на дату начала отпуска. Следует учесть, чтобы она находилась в периоде рабочего года, за который отпуск планируется.

Пример 1. Работником в 2020 году был использован отпуск в количестве 28 календарных дней за период рабочего года с 16.02.2020 по 15.02.2021. При составлении графика отпусков на 2021 год дата начала отпуска не должна быть ранее 15.02.2021, но, чтобы отпуск предоставлялся не «авансом» лучше, чтобы его начало приходилось на октябрь – ноябрь 2021.

Пример 2. Работником в 2020 году был использован отпуск в количестве 28 календарных дней за период рабочего года с 10.02.2019 по 09.02.2020. При составлении графика отпусков на 2021 год дату начала отпуска рекомендовано планировать не позднее 09.02.2021.

Работникам, которые трудятся в компании первый год, необходимо запланировать отпуск не позднее шести месяцев с даты трудоустройства, так как работник может воспользоваться своим правом, установленным трудовым законодательством.

В график отпусков включаем всех трудоустроенных сотрудников, в том числе работающих по совместительству, а также тех, кто на период планирования отпуска отсутствует, но за ними в соответствии с законодательством сохраняется место работы. Если период отсутствия работника подтвержден и он заканчивается в течение планируемого года или если работник отсутствует по невыясненным обстоятельствам, то отпуск этому работнику в графике отпусков необходимо запланировать. Если период отсутствия работника зафиксирован приказом, в котором дата окончания периода отсутствия приходится не на планируемый год, а позднее, то даты отпуска этому работнику можно не планировать, а в графике отпусков в строке «Примечание» указать, например, «работник находится в отпуске по уходу до 15.11.2022».

Составить график отпусков можно по форме Т-7 или по собственной. Свою форму необходимо зафиксировать приказом по организации.

Если в организации есть первичная профсоюзная организация, то прежде чем утвердить график отпусков, его необходимо согласовать с данной организацией и на графике проставить соответствующую отметку.

График отпусков необходимо утвердить не позднее чем за 2 недели до начала нового календарного года. В 2020 году – не позднее 17 декабря.

Утвердить график можно путем издания приказа (график будет являться приложением к нему) или путем утверждения самого документа, где руководитель организации проставляет свои подпись и дату утверждения.