''Доверяй, но проверяй!''

Несмотря на большое количество публикаций и высказываний о проблеме хищений внутри компаний, она продолжает оставаться сверх актуальной. В последнее время участились случаи обращения руководителей и владельцев малого и среднего бизнеса в компанию ''Иваудит'' (группа компаний Константа-Холдинг) с просьбой рассчитать сумму ущерба, причиненного недобросовестными действиями работников. Учитывая заинтересованность данной темой, специалисты компании ''Иваудит'' 25 октября 2011г. провели семинар, для собственников и руководителей: ''Как предотвратить финансовые хищения внутри предприятия''. После семинара Исполнительный директор ''Иваудит'' Пигидина Власта Владимировна, ответила нам на ряд вопросов по данной теме наиболее волнующих бизнес сообщество, которые мы публикуем в данной статье.

Вопрос: Власта Владимировна, чем вызвано такое внимание компании ''Иваудит'' к данной теме?

– Ответ: Тема достаточно актуальна, на данный момент существует действительно массовое обращения руководителей и владельцев малого бизнеса в компанию по вопросам хищения. Когда аудиторы начинают разбираться в причинах, имеющих столь неприятные для бизнеса последствия, выясняется, что на этих предприятиях полностью отсутствовала система внутреннего контроля.

– Вопрос: А что вы, аудиторы, понимаете под системой внутреннего контроля?

–Ответ: Система внутреннего контроля – это специальные процедуры, введенные собственниками и руководством (директором, главным бухгалтером), для недопущения либо оперативного выявления и устранения как случайных, так и умышленных искажений в учете и отчетности; обеспечения сохранности имущества организации. Например, очень часто приходится слышать от главных бухгалтеров, которые в первую очередь должны стоять на страже интересов компании, такую фразу: ''А у нас упрощенка, мы по закону не должны вести бухгалтерский учет!''

Конечно, по закону не должны… Но вдумайтесь, каким образом руководитель и владелец компании, не ведущей бухгалтерский учет, узнает о финансовом положении, о показателях хозяйственной деятельности предприятия? Как можно узнать, получило предприятие убыток или прибыль, ведь из книги доходов и расходов нельзя сделать никаких выводов о реальном состоянии дел в компании. Именно бухгалтерский учет предназначен для формирования полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации; для обеспечения информацией, необходимой для контроля за наличием и движением имущества и обязательств, предотвращения отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявления внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости. Таким образом, бухгалтерский учет является очень эффективным инструментом системы внутреннего контроля. И там, где бухгалтерский учет не ведется, где нарушаются требования об оформлении первичных документов и хозяйственных операций, – там и происходят хищения.


– Вопрос: Как же понять собственникам: воруют в компании или нет?

– Ответ: Насторожить владельца компании должно отсутствие прибыли при вложении денег в бизнес: объемы произведенной продукции и реализации товаров растут, а прибыль падает. Как правило, владельцу говорят нечистые на руку менеджеры: ''виноваты конкуренты'', ''так сложилась ситуация на рынке'' и т. д. Но у владельца бизнеса должен быть твердый принцип: доверяй, но проверяй!

– Вопрос: Что же делать собственнику? Как бороться с финансовыми хищениями?

– Ответ: Для каждой компании существуют свои способы и методы борьбы с финансовыми хищениями. Эти способы просты, всем известны, не требуют значительных затрат, но являются достаточно эффективными.

Во-первых, необходимо провести ревизию кадровых документов. Проверить, со всеми ли работниками заключены трудовые договоры, подписаны должностные инструкции, причем не формальные, шаблонные, взятые из Интернета, а с перечнем работ, фактически выполняемых этими сотрудниками. Со всеми материально ответственными лицами в обязательном порядке должны быть заключены договоры о полной материальной ответственности.

Во-вторых, у каждого материально ответственного лица должен быть материальный (товарный) отчет, при этом нужно помнить, что остатки материально-производственных запасов на конец месяца не только должны быть выведены, проверены бухгалтерией и самим материально ответственным лицом, но и должна быть его собственноручная запись о том, что он с остатками на конец месяца согласен и все перечисленные материально-производственные запасы имеются в наличии. Категорически запретить вести материальные (товарные) отчеты в электронном виде, считать это ненужной бумажкой и распечатывать их только для налоговых органов или аудиторов.

Самым эффективным способом контроля над материально ответственными лицами всегда была инвентаризация, но проводимая не формально, а в соответствии с требованиями законодательства, а еще лучше – с привлечением сторонних специалистов (аудиторов, ревизоров). При этом в зависимости от отрасли проводить инвентаризацию имущества и обязательств для начала нужно не реже 2-4 раз в год, а наличных денежных средств в кассе и у подотчетных лиц не реже 1 раза в месяц. Потом количество инвентаризаций можно сократить, оставив тот же серьезный подход. Необходимо также регулярно проводить выборочный контроль заключаемых договоров на приобретение материально-производственных запасов, работ, услуг. Сравнив закупочные цены в нескольких компаниях, можно увидеть, что ваши менеджеры закупают для своей фирмы товары по завышенным, а не рыночным ценам. Вывод напрашивается сам собой: сотрудники получают откат от поставщиков, а страдает ваш бизнес, ведь в условиях жесткой конкуренции выигрывает тот, у кого затраты и соответственно цены ниже…

Каждый вид деятельности должен быть измерим, начиная с руководства компании и заканчивая рядовыми сотрудниками. Должны существовать критерии эффективности, ежедневные, ежемесячные и ежегодные показатели деятельности. Необходимо регулярно проводить анализ ситуации в компании: почему происходит скачкообразное снижение или увеличение клиентской базы и, как результат, прибыли компании, почему начинается массовый отказ клиентов от сотрудничества. Регулярный анализ финансовых показателей деятельности поможет определить, с чем связаны изменения – с объективной ситуацией на рынке или с некими субъективными причинами. Контроль должен осуществляться путем сравнения плановых показателей с фактическими. В качестве критического может быть установлено отклонение в размере от 10 до 20%. Если выявлено отклонение больше критического, то должно быть принято решение об аналитической проверке причин отклонения от плана.

– Вопрос: Что вы можете пожелать собственникам и руководителям, которые начнут борьбу с хищениями?

– Ответ: Собственник должен принимать участие в построении системы контроля, а не спускать это на основных менеджеров. Чем больше внимания собственник уделяет своей компании, чем больше будет о ней знать, тем сложнее будет вывести из нее финансы и активы.

Работа предстоит сложная. Действуйте планомерно, объявите ваши новые правила игры: издайте приказ о ваших намерениях впредь наказывать материально за все выявленные случаи разгильдяйства и отдайте его под роспись всем сотрудникам. Если некоторые работники не пожелают подписать приказ и напишут заявление об увольнении, значит, вы двигаетесь в правильном направлении. Люди должны понимать, что им доверяют, но проверяют, что на них лежит ответственность, под которой они подписались, и в случае нарушения этих правил их деяния будут наказуемы.