Расчеты с подотчетными лицами: избегаем ошибок

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически в каждой компании и весьма разнообразны: покупка запасных частей, материалов, канцелярских товаров и топлива, оплата мелкого ремонта и технического обслуживания оргтехники и транспортных средств, оплата почтовых услуг при отправлении корреспонденции, командировочные и представительские расходы. Ввиду того что расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета и, как правило, носят массовый характер, то проверки подотчетных сумм со стороны контролирующих органов осуществляются сплошным способом. Поэтому бухгалтеру необходимо свести к минимуму количество возможных ошибок при расчетах с подотчетными лицами, поскольку многие, на первый взгляд, ''безобидные'' ошибки могут дорого обойтись компании. Итак, рассмотрим наиболее типичные ошибки, допускаемые при учете подотчетных сумм.

Отсутствие документов, устанавливающих порядок выдачи и возврата подотчетных сумм
Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ предприятия должны выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.
Приказом (распоряжением) руководителя компании должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право на получение наличных денежных средств под отчет. В приказе должны быть также установлены сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, а также определен порядок представления авансовых отчетов подотчетными лицами. Кроме того, в приказе можно установить и предельные суммы выдачи наличных денег под отчет. Как показывает практика, большинство компаний порядок расчетов с подотчетными лицами закрепляют в своей учетной политике.
Перечисленных в приказе сотрудников, получающих наличные денежные средства под отчет, обязательно нужно ознакомить с утвержденным в компании порядком выдачи и возврата подотчетных сумм.
Заметим, если в компании не определен срок выдачи подотчетных сумм каким-либо распорядительным документом, тогда, по мнению налоговых органов, период, на который выданы наличные деньги под отчет, не установлен, а значит, и расчеты по этим суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня.
Отсутствие указанных документов в компании в первую очередь свидетельствует о недостаточно эффективной системе внутреннего контроля, поскольку не позволяет осуществлять должный контроль за движением и использованием подотчетных сумм и их целевом использовании.

Нарушение требований по оформлению авансовых отчетов
Согласно ст. 9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. При этом первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные действующим законодательством по бухгалтерскому учету.
Обращаем ваше внимание, что своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
Для расчетов с подотчетными лицами предусмотрен унифицированный первичный документ – авансовый отчет (форма № АО-1), на основании которого осуществляется списание сумм, выданных под отчет. Кроме того, постановлением Госкомстата от 01.08.2001 г. № 55 утверждены Указания по применению и заполнению унифицированной формы № ОА-1 ''Авансовый отчет''. Как показывает практика, нарушения требований по оформлению авансовых отчетов чаще всего сводятся к следующему:
– авансовые отчеты не утверждаются руководителем компании;
– не все произведенные расходы, принятые к учету по авансовым отчетам, подтверждены оправдательными документами (квитанциями, чеками контрольно-кассовой техники, товарными чеками, транспортными документами, командировочными удостоверениями и другими документами);
– авансовые отчеты заполняются карандашом, имеются подчистки и исправления, нет подписей подотчетных лиц;
– подтверждающие документы, прилагаемые к авансовому отчету (кассовые и (или) товарные чеки), не содержат подробной расшифровки о приобретенных материальных ценностях;
– списание сумм, выданных работникам под отчет, производится по расходным кассовым ордерам без оформления авансовых отчетов.
Что касается налогового учета, то здесь необходимо заметить, что одним из условий признания расходов по налогу на прибыль является их документальное подтверждение (ст. 252 НК РФ). Документально подтвержденными расходами считаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с действующим законодательством.
Таким образом, авансовые отчеты, оформленные с нарушениями установленных законодательством требований, к учету приниматься не должны. В этом случае расходы авансовых сумм работника считаются неподтвержденными и выданная в этом случае сумма под отчет (или ее часть) должна быть включена в его совокупный облагаемый доход, с последующим удержанием НДФЛ. Кроме того, у компании существует риск непризнания налоговыми органами подтвержденными подобным образом затрат расходами в порядке ст. 252 НК РФ.
Напомним, что за нарушение требований по оформлению первичной учетной документации предусмотрена как налоговая (ст. 120 НК РФ), так и административная ответственность (ст. 15.11 КоАП РФ).

Несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами
Согласно указаниям Центрального банка России от 20.06.2007 г. № 1843-У расчеты наличными денежными средствами между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, между индивидуальными предпринимателями, в рамках одного договора, заключенного между ними, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей.
Как правило, приобретение материалов, ГСМ, канцелярских принадлежностей, проведение мелкого ремонта и технического обслуживания оргтехники и транспортных средств осуществляются компаниями за наличные денежные средства через подотчетных лиц, посредством чего значительно упрощается процесс расчетов и существенно повышается их оперативность. При этом, получая наличные денежные средства под отчет и рассчитываясь ими с контрагентами за товары, работы или услуги, работники (подотчетные лица) выступают по доверенности от имени своей компании (юридического лица). Поэтому при таких платежах нельзя забывать о предельном размере расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами.
Обращаем ваше внимание, что при расчетах юридических лиц с физическими лицами «наличкой» ограничений не установлено.

Приобретенные через подотчетных лиц материалы сразу списываются на затраты
Согласно Плану счетов бухгалтерского учета и Инструкции по его применению счет 10 ''Материалы'' предназначен для обобщения информации о наличии и движения сырья, материалов, топлива, запасных частей, инвентаря и хозяйственных принадлежностей, тары и других ценностей компании (в том числе находящихся в пути и переработке). Материалы должны учитываться по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или по учетным ценам. При этом все операции по их движению (поступление, перемещение и расходование) должны оформляться соответствующими первичными учетными документами.
Как показывает практика, зачастую компании ошибочно не приходуют материальные ценности, приобретенные подотчетными лицами, т. е. сразу списывают на счета затрат, не используя счет 10 ''Материалы'', соответственно приходные ордера, а также документы при передаче материалов в производство или для управленческих нужд компании не оформляются.
Таким образом, у компании нет достаточных оснований признавать подобные затраты в составе расходов в порядке ПБУ 10/99 ''Расходы организации''. Кроме того, у компании существует риск непризнания налоговыми органами подтвержденными подобным образом затрат расходами в порядке ст. 252 НК РФ.

Нарушения порядка оформления командировочных расходов
Практически каждая компания несет командировочные расходы, которые, как правило, складываются из стоимости проезда до места командировки и обратно, затрат на проживание в месте командировки и суточных.
При направлении работника в служебную командировку должны быть оформлены следующие документы: приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку, служебное задание для направления в командировку и командировочное удостоверение.
По возвращении работника из командировки в течение трех рабочих дней им оформляется авансовый отчет об израсходованных суммах и отчет о выполненной работе в командировке.
Часто в компаниях ошибочно оформляют командировки только приказом руководителя и авансовым отчетом с подтверждающими документами, при этом служебное задание для направления работника в командировку и отчет о его выполнении не составляются, хотя именно в этом документе указывается цель командирования работника.
Постановлением Госкомстата РФ № 26 от 06.04.2001 г. предусмотрена унифицированная форма № Т-10а, которая применяется для оформления служебного задания для направления работника в командировку, а также отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем компании и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а).
Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом.
Таким образом, служебное задание и отчет о его выполнении, на наш взгляд, является необходимым первичным документом, подтверждающим производственную направленность произведенных компанией расходов. Отсутствие данного документа может послужить основанием для исключения расходов, связанных с командировкой сотрудника, из затрат при формировании налоговой базы по налогу на прибыль, по причине отсутствия их экономической оправданности (ст. 252 НК РФ).
Что касается зарубежных командировок, то здесь в ходе проверок часто устанавливаются факты признания в целях бухгалтерского и налогового учета расходов на проживание в гостинице на основании подтверждающих документов, не имеющих построчного перевода на русский язык.
Согласно п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык. При этом порядок перевода первичных учетных документов с иностранного на русский язык действующим законодательством РФ не регламентируется.
Такие расходы налоговыми органами, скорее всего, не будут приняты при расчете базы по налогу на прибыль. Как уже нами отмечалось, одно из условий признания расходов по налогу на прибыль – их документальное подтверждение (ст. 252 НК РФ). В соответствии с требованиями законодательства к налоговому учету принимается информация о хозяйственных операциях, содержащаяся в первичных документах. Первичным документом, на основании которого принимаются к учету командировочные расходы, является авансовый отчет, оформленный надлежащим образом вместе с приложенными к нему оправдательными документами.
Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влечет несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ и, соответственно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения (письмо Минфина РФ от 14.09.2009 г. № 03-03-05/169).