Как выбрать информационную систему для ведения КЭДО и сколько это будет стоить

Автор: Ольга Еремеева

6 июля 2022 г.
Как выбрать информационную систему для ведения КЭДО и сколько это будет стоить

Как выбрать информационную систему для ведения кадрового электронного документооборота, по каким критериям оценить систему и от чего зависит стоимость годового обслуживания, можно прочитать в статье Ольги Еремеевой, руководителя департамента кадрового консалтинга ЮБ «Константа».

Уже скоро год, как произошли изменения в трудовом законодательстве, когда работодателям было дано право переводить кадровое делопроизводство на электронный формат. В своей статье КЭДО – кадровый электронный документооборот. Особенности порядка ведения и перехода я подробно разбирала алгоритм действий работодателя в переходный период. Но для многих работодателей остается открытым вопрос, как выбрать информационную систему и по каким критериям ее оценить, а также выгоден ли им такой переход.

При переходе на КЭДО основными источниками новых затрат в бюджете становятся:

  • расходы по информационной системе, которую выберет работодатель;
  • расходы по электронной подписи работодателя и работника.

Но есть и элементы экономии, которые тоже необходимо учесть при принятии решения. Экономия средств возникает за счет:

  • снижения расходов на бумагу;
  • экономии времени специалиста, осуществляющего кадровый документооборот.

Чтобы рассчитать планируемые затраты, необходимо выбрать информационную систему, в которой будет осуществляться КЭДО. Выбор можно сделать по основным критериям, необходимым компании.

На сегодняшний день работодатель может рассмотреть любой из представленных на рынке вариантов:

  • государственная система «Работа в России», официальный запуск которой ожидается с 1 сентября 2022 года;
  • любой коммерческий продукт (сейчас их представлено более семи);
  • самостоятельно разработанная программа (важно, чтобы она полностью соответствовала требованиям законодательства по использованию ЭЦП, формату шаблонов документов, взаимодействию с единым порталом Госуслуг).

Какие критерии заявляют разработчики информационных систем и на что ориентироваться при выборе подходящих предложений для компании:

  • сервисное обслуживание;
  • способ подключения;
  • интеграция с учетными системами компании;
  • работа с электронно-цифровыми подписями;
  • удобный интерфейс;
  • архивное хранение документов.

1. Сервисная поддержка может включать:

  • период обеспечения технической поддержки пользователя системы круглосуточно, в период рабочего времени с 09.30 до 18.30 или с 09:00 до 19:00;
  • способ осуществления техподдержки (по почте, через чат, посредством отдельно выделенного телефонного номера, который гарантирует ответ без ожидания);
  • помощь разработчика при внедрении информационной системы или самостоятельную установку настройка системы по предложенным инструкциям;
  • обучение сотрудников правилам работы в системе (эту функцию может на себя взять служба персонала при проведении Welcome-тренинга. Также можно записать самостоятельно мини-фильм с презентацией);
  • комплект локальных актов для запуска (как правило, это приказ о порядке перехода на КЭДО, положение об осуществлении КЭДО, формы уведомлений работников и лиц, поступающих на работу, о введении в организации КЭДО, формы согласия о переходе на КЭДО);
  • помощь юриста, который ответит на вопросы по адаптации предложенных документов для конкретной организации;
  • проверку работников (достоверность персональных данных, наличие долгов по налогам, присутствие работника в иных «черных списках»);
  • возможность работы с самозанятыми, в том числе осуществления им выплат.

2. Способ подключения оценивается по наличию только web-версии системы или наличию у системы web-версии и мобильного приложения.

3. Интеграция с учетными системами компании означает, имеет ли разработчик удобные интеграции, а именно модуль КЭДО для 1С и Open API для других решений.

4. Удобство работы с ЭЦП может включать:

  • возможность использования всех видов ЭЦП;
  • создание облачных НЭП и УНЭП для работников (подписи создаются мгновенно, и сразу начинается обмен);
  • совмещение функций информационной системы и удостоверяющего центра (не придется обращаться в другие компании для выдачи ЭЦП). Но оценивая данный критерий, стоит обратить внимание на количество видов, оформляемых ЭЦП (может быть только НЭП).

5. Удобный интерфейс может включать:

  • дружественный интерфейс, с которым разберется каждый;
  • разнообразие функционала типовых задач по созданию, подписанию и отправке документов;
  • возможность работы с шаблонами;
  • конструктор документов;
  • возможность загрузки своих шаблонов;
  • маркеры для документов, позволяющие разобраться в его статусе;
  • возможность отправить несколько документов одному сотруднику или ознакомить с распоряжением целый отдел;
  • возможность создания маршрута документа (данная функция позволяет настроить структуру кадровых процессов по документу, от согласования до подписания и утверждения);
  • функция уведомления сотрудника о необходимости поставить подпись (по некоторым настройкам уведомления приходят на почту, по некоторым – на почту, в СМС, в мессенджеры).

6. «Формирование архива документов» предполагает оценку, есть ли в наличии сертификаты, позволяющие архивировать документы заказчиков на облачных серверах (в исключительных случаях предлагаются решения оn-premise, позволяющие осуществлять архивное хранение на серверах заказчика).

Как правило, цена за пользование информационной системой и электронно-цифровыми подписями рассчитывается за год. Большинство коммерческих систем предполагает пакет «все включено», но есть системы, услуги которых бесплатны, и на работодателя возлагаются только расходы по покупке и продлению ЭЦП.

Стоимость пакета формируется за счет:

  • цены доступа к порталу для компании;
  • цены доступа к личному кабинету для сотрудника;
  • цены доступа к системе специалиста отдела кадров;
  • стоимости УНЭП на 1 сотрудника;
  • стоимости НЭП для 1 сотрудника;
  • стоимости интеграции с 1С ЗУП;
  • стоимости модуля, встроенного в 1С;
  • стоимости внедрения системы.

Стоимость информационной системы с покупкой ЭЦП из расчета на 10 человек сотрудников колеблется от 16 000 руб. до 45 500 руб. в год.

Рейтинг статьи:  159




К списку всех статей

Статьи

Редкие основания для увольнения. Подробный алгоритм для работодателя. Часть 3

Завершаем цикл статей руководителя департамента кадрового консалтинга ЮБ «Константа» Ольги Еремеевой о редких увольнениях. Сегодня расскажем об увольнениях в связи с призывом в армию, в связи с восстановлением работника на работе, который ранее выполнял работы и других случаях

Подробнее

Редкие основания для увольнения. Подробный алгоритм для работодателя. Часть 2

Продолжаем цикл статей руководителя департамента кадрового консалтинга ЮБ "Константа" Ольги Еремеевой о редких увольнениях. Сегодня мы расскажем, как уволить работника по медицинским показаниям, при дисквалификации, изменении местонахождения организации, при реорганизации и других случаях.

Подробнее

Написать нам

Сообщение*

Нажимая данную кнопку, я даю согласие на обработку своих персональных данных, на условиях и для целей, определенных Политикой конфиденциальности ООО "Константа-Холдинг"

* - поля, обязательные для заполнения

Перезвоните мне

Нажимая данную кнопку, я даю согласие на обработку своих персональных данных, на условиях и для целей, определенных Политикой конфиденциальности ООО "Константа-Холдинг"

* - поля, обязательные для заполнения